Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada.

Este capítulo possui apenas 3 processos:

Visão geral da área

10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações — O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.

10.2 Gerenciar as Comunicações — O  processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

10.3 Controlar as Comunicações — O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.

Considerações

O gerente de projetos passa 90% do tempo do projeto realizando alguma atividade que usa suas habilidades de comunicação.

As comunicações são preocupações de todos, pois se não existe uma boa comunicação, é possível que haverá problemas, brigas ou ineficiência nas relações com as partes interessadas. Se ela não flui da melhor forma possível, haverá dúvidas e isso é um risco ao projeto.

A ideia principal deste capítulo é:

• identificar necessidades de informações;
• distribuir informações apropriadas no tempo certo;
• comunicação efetiva;
• reporte de desempenho;

Processos

Os processos deste capítulo interagem entre si e os de outras áreas de conhecimento.

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.

Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a informação)? Como? Quando? Onde? Qual?

Em ferramentas & técnicas encontra-se a “Análise de requisitos das comunicações”, que envolve determinar as partes interessadas que precisam receber comunicações do projeto, que comunicações precisam receber, como (formato) e com que frequência. Nesta análise entram:

• Organograma do projeto e da empresa
• Matriz RACI do projeto
• Registro das partes interessadas
• Necessidades de comunicações internas à empresa e externas  (mídia, fornecedores, consumidores)
• Localização geográfica das pessoas
• Número de canais de comunicação. A fórmula é n(n-1)/2. Ex.: 5 pessoas seria 5(5-1)/2 = 10 canais de comunicação.

Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:

1. Comunicação EFICAZ – Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
2. Comunicação EFICIENTE – Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas.

Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações.

Entradas

• Plano de Gerenciamento do Projeto
• Registro das partes interessadas
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

• Análise de requisitos das comunicações
• Tecnologia das comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
• Reuniões

Saídas

• Plano de Gerenciamento das Comunicações
• Atualizações dos documentos do projeto

Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre os seguintes fatores:

1. Não verbal = 55% de toda a comunicação é não verbal (gestos, postura, expressões faciais)
2. Paralingual = tom, volume e velocidade da voz também ajudam a transmitir a mensagem.

Quanto a (in)formalidade, temos:

1. Formal escrita = Não é usada tão frequentemente, mas é essencial para documentos usados no projeto. O plano do projeto é um documento formal escrito.
2. Informal escrita = É usada frequentemente dentro do projeto para transmitir informações e comunicados entre os membros da equipe.
3. Verbal formal = Usada para relações públicas, eventos especiais, anúncios corporativos, vendas.
4. Verbal informal = É usada para comunicar uma informação de forma rápida e eficiente.

Quanto aos métodos de comunicação:

1. Comunicação interativa = quando há troca multidirecional de informações.
2. Comunicação ativa (push) = a informação é enviada para usuários específicos.
3. Comunicação passiva (pull) = usada para grande volumes de informação ou quando há um grande público.

10.2 Gerenciar as comunicações

É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

Exemplos de informações:

• Status do projeto
• Problemas
• Alterações na linha de base
• Conquistas / ganhos
• Previsões
• Descobertas
• Agenda de reuniões
• Situação dos riscos

Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto.

Entradas

• Plano de gerenciamento das comunicações
• Relatórios de desempenho do trabalho
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

• Tecnologias de comunicações
• Modelos de comunicações
• Métodos de comunicação
• Sistemas de gerenciamento de informações
• Relatórios de desempenho

Saídas

• Comunicações do projeto
• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
• Atualizações dos documentos do projeto
• Atualizações dos ativos de processos organizacionais

10.3 Controlar as comunicações

É o processo de monitoramento e controle das comunicações durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam atendidas.

Entradas

• Plano de gerenciamento do projeto
• Comunicações do projeto
• Registro das questões
• Dados de desempenho do trabalho
• Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

• Sistemas de gerenciamento de informações
• Opinião especializada
• Reuniões

Saídas

• Informações sobre desempenho do trabalho
• Solicitações de mudança
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
• Atualizações nos documentos do projeto
• Atualizações dos ativos de processos organizacionais

Diego Macêdo

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Certificações que possuo: EC-Council CEH, CompTIA (Security+, CySA+ e Pentest+), EXIN (EHF e ISO 27001), MCSO, MCRM, ITIL v3. Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão e Governança de TI, Segurança da Informação e Ethical Hacking.