19 de abril de 2013

Quantas linhas de código foram produzidas neste trimestre? Quantas horas (ou dias ou semanas) atrasaram a entrega de um projeto? O projeto ultrapassou ou permaneceu dentro do orçamento? Em quanto tempo foi testado o último programa?

Durante muitos anos, estes foram os indicadores usados pelas companhias para medir medir o desempenhos dos profissionais de TI. Atualmente, os gerentes de TI reconhecem esse método não é mais eficiente. Terminar um trabalho rápido, respeitando o orçamento e prazo pode ser aceitável, mas não significa necessariamente que foi bem feito.

Conforme a TI está mudando, deixando de ser um provedor de serviço para se tornar um parceiro estratégico de negócios, diretores e gerentes estão buscando diferentes habilidades de sua equipe.

“O que avaliamos é o alto desempenho dos nossos serviços e implementação robusta em nossos projetos”, diz Joel Jacobs, vice-presidente e CIO da Mitre Corp, uma organização de engenharia e científica sem fins lucrativos de Massachusetts (EUA).

Jacobs tem expectativas muito claras e quer garantir que cada um dos membros da equipe de TI esteja trabalhando para atingir esses objetivos. Mas como quantificar o desempenhos dos profissionais? Que métricas devem ser usadas para analisar o desenvolvimento de um departamento.

“Nós decidimos o que medir e que se aplica em qualquer lugar na organização e não apenas na área de TI. O que estamos tentando avaliar é o desempenho dos nossos planos de serviços atuais e novas capacidades”, diz Jacobs.

Uma melhor avaliação da TI

Na indústria, executivos como Jacobs estão lutando com a questão de como melhorar o processo de medição e monitorar o desempenho do trabalho dos empregados técnicos no cenário atual.

Uma pesquisa realizada em outubro do ano passado com cerca de 3,5 mil profissionais e líderes de TI pela TEKsystems Inc, empresa de recrutamento e consultoria em tecnologia, constatou que apenas metade dos entrevistados, em ambos os grupos, disse que seus gerentes são excelentes na gestão desempenho.

“[A gestão de desempenho] é definitivamente complicada. É por isso que não vemos as pessoas aplicarem”, diz Rachel Russell, diretora de marketing da TEKsystems.

Mas uma organização que quer maximizar o valor de seus funcionários deve  garantir que as avaliações sejam realizadas, aconselha Rachel. Ela destaca que a gestão de desempenho é importante.

“Se você tem uma série de objetivos e fala formalmente sobre eles apenas uma vez por ano, como faz a maioria das empresas, não estará preparado para o sucesso”, afirma a executiva. “Quanto mais você falar sobre eles, maior será o esforço dos funcionários e gerentes. Assim é mais provável que eles sejam atingidos”.

O estudo da TEKsystems revelou que 83% dos profissionais de TI dizem que o feedback formal é extremamente importante ou importante para o seu sucesso profissional. Quase metade dos funcionários afirma receber avaliações formais, uma vez ou duas vezes por ano. Outros 37% relatam ter um feedback formal pelo menos a cada trimestre.

Entre os entrevistados, 93% consideram importante o feedback informal com qualidade para o seu sucesso. Mas apenas 14% dos profissionais e 12% dos líderes de TI dizem que o feedback informal ocorre quando o desempenho desvia das expectativas, de acordo com a pesquisa.

Além disso, 15% dos profissionais de TI e 8% dos líderes de TI afirmam que não recebem feedback informal.

E quando recebem feedback informal nem sempre o resultado é muito bom. A pesquisa constatou que apenas 43% dos profissionais e 49% dos líderes de TI qualificam o feedback informal como excelente ou muito bom. Um parcela de 27% dos profissionais de TI acha que o feedback que recebem é ruim ou muito ruim.

Como agregar valor ao negócio

O processo de avaliação do time de TI deve começar com o conhecimento claros sobre seus objetivos e como cada funcionário contribui para alcança-lo, diz Dan Roberts, presidente da Oullette & Associates Consulting Inc. Estes objetivos são definidos de acordo com métricas usadas para avaliar os profissionais da área, acrescenta.

“As habilidades e competências estão mudando, então temos que avaliar os profissionais de novas maneiras,”, diz Roberts. “Cada vez mais os talentos estão sendo analisados pelas formas como são percebidos pela empresa.”

Um cliente de Roberts, o departamento de TI de uma grande empresa farmacêutica, tem um cartão de relatório com os níveis de satisfação considerados pelas unidades de negócio. Esse método é usado para avaliar como as equipes de TI estão cumprindo os objetivos da companhia. “Agora são os resultados e valor de negócio que estão contribuindo para a organização”, ressalta o consultor.

Stephen Olive, CIO da Philips Healthcare, diz que seu departamento de TI, que conta com 500 profissionais, é visto como um parceiro estratégico. Assim seu sucesso, é avaliado de acordo com o retorno que traz para o negócio. “Isso nos leva a ficar longe dos programas tradicionais de desempenho”, afirma o executivo.

Embora, Olive continue considerando custo e tempo de entrega dos projetos na hora de avaliar o desempenho dos funcionários, ele diz que essa métrica está sendo menos utilizada. Como outros diretores, ele busca agora outros fatores. Entre os quais o trabalho em equipe, comportamento cooperativo e entendimento sobre os objetivos de negócio e como eles estão sendo conseguidos pelo time.

Olive cita como exemplo a implementação da solução da Salesforce.com em sua empresa, usada por 750 usuários. O sucesso do projeto de TI está sendo medido pelos depoimentos de gestores e usuários.

São os usuários que informam se a aplicação ajuda a fazer o seu trabalho melhor e de forma mais eficiente. “Se  você compartilhar essas informações com sua equipe de TI, ela sabe como está impactando no negócio da empresa”, ensina o CIO.

A Philips Healthcare tem um processo de avaliação formal de desempenho – incluindo um encontro anual em que os gerentes se reúnem com funcionários para dar feedback escrito, mas adota mecanismos informais, que Olive considera que são eficientes.

Os gerentes se apoiam em “assessores”, pessoas-chave para fazer avaliações individuais dos funcionários de TI e obter feedback sobre o desempenho do empregado, que pode ser usado para analisar seus pontos fortes e fracos, explica Jean Scire, diretor de sistemas informações da Philips.

Dependendo do projeto, um empregado, um colega da unidade de negócios ou o líder da área poderia atuar como um conselheiro. Geralmente, os funcionários têm dois consultores avaliadores, diz Scire, e seus comentários são documentados formalmente.

A frequência para esse tipo de feedback varia, mas espera-se que os gestores façam regularmente. O objetivo é garantir que não haja surpresas quando as reuniões formais são realizadas em meados e no final do ano.

Olive considera que essas avaliações ajudam a garantir que os funcionários de TI progridam para manter o ritmo com a mudança de requisitos do cargo.

As avaliações informais permitem aos gestores identificar e aconselhar o pessoal que não está tendo desempenho de forma satisfatória ou movê-lo para posições que melhor se adaptem às suas habilidades. E isso permite que a companhia reconheça o trabalho através de feedback e programas formais de avaliação de desempenho.

Além disso, o processo garante que a TI está apoiando os negócios, diz Olive. “Queremos alinhar a TI com muito mais força ao negócios. A TI tem que a ser um parceiro estratégico e isso requer mudanças. “Com este alinhamento , você avalia o desempenho sobre o que está fazendo para o negócio e o que agrega valor.”

CIOs e consultores de gestão de TI enfatizam que esta nova abordagem de acompanhamento e avaliação do desempenho requer uma nova visão dos gestores. Eles devem interagir mais om os funcionários. Têm que estar abertos para ouvir e ver quando os sistemas estão fazendo as melhorias esperadas. Precisam saber quando os projetos estão progredindo como planejado e quando não estão de acordo com o esperado. Isso significa dedicar tempo para falar com o time para ter um trabalho bem feito ou nomear membros para a excelência de TI.

Que métricas adotar

Quanto à implementação de uma estratégia de avaliação de desempenho que funciona, Russell sugere algumas dicas para os CIOs e gestores de TI. Veja a seguir:

1- Definir expectativas claras sobre o que acredita e qualifica como excelente desempenho, mesmo que nem todas as expectativas sejam medidas.

2- Identificar e articular os mecanismos de avaliação de desempenho, formais e informais.

3- Dar feedback rapidamente. Uma grande performance merece reconhecimento imediato para que os funcionários sejam motivados a fazer mais. Já o mau desempenho, justifica treinamento e conversa para que os trabalhadores saibam o que precisam melhorar.

4- Seja preciso e direto. Use exemplos do que deu certo e o que não funcionou em vez de dar a análise ambígua.

5- Seja construtivo. Rachel sugere: “mais do que apenas dizer: ‘isto não é o que eu queria’, diga: ‘isto é o que eu queria fazer.”

Fonte: Computer World