Este é o capítulo 13 do PMBoK e é uma área muito importante para o PMI, pois antes de levar em consideração o cumprimento dos prazos, orçamento e qualidade, é atender as necessidades das partes interessadas.
O PMBoK diz que esta área inclui os processos necessários para identificar as pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou ser afetado pelo projeto, para analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto sobre o projeto e para desenvolver estratégias de gerenciamento adequadas para efetivamente engajar as partes interessadas nas decisões e na execução do projeto.
Existem apenas 4 processos nesta área:
| Iniciação | Planejamento | Execução | Monitoramento e Controle | Encerramento |
| 13.1 Identificar as partes interessadas | 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas | 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas | 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas |
Visão geral da área
13.1 Identificar as Partes Interessadas — O processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto e analisar e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses, nível de engajamento, interdependências, influência, e seu impacto potencial no êxito do projeto.
13.2 Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas — O processo de desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto potencial no sucesso do projeto.
13.3 Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas — O processo de se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas, abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.
13.4 Controlar o Nível de Engajamento das Partes Interessadas — O processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas do projeto em geral, e ajustar as estratégias e planos para o engajamento das partes interessadas.
Considerações
Levando em consideração que todos os processos são iterativos ao longo do projeto, sendo eles de responsabilidade do gerente de projetos.
Parte interessada (stakeholder) pode ser um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetado por ou perceber que será afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto. Veja alguns exemplos, mas não se limitando a eles:
- Patrocinador;
- Equipe de gerenciamento do projeto;
- Gerente de projeto;
- Clientes;
- Acionistas;
- Gerente de operações;
- Consumidores / usuários;
- Gerentes funcionais;
- Fornecedores / parceiros;
- PMO;
- Gerente de programa;
- Gerente de portfólio;
- Outras partes interessadas;
Envolvimento das partes interessadas durante o projeto
Normalmente, no início do projeto as partes interessadas podem ter um grau maior de influência, mas o nível de influência diminui conforme o projeto avança. E de forma inversamente proporcional temos que os custos associados às mudanças aumentem ao longo do projeto.
Lidando com requisições de mudança no projeto
- Nunca diga “não” ao cliente/patrocinador sobre uma mudança;
- Ouça o cliente/patrocinador em relação às suas solicitações;
- Aconselhe sempre a enviar uma solicitação formal para a mudança;
- Envolva os membros apropriados da equipe para determinar as opções associadas com a solicitação e os seus impactos;
- Comunique o resultado da avaliação de impacto para o cliente/patrocinador;
- Deixe o cliente/patrocinador tomar a decisão final com base nas opções que você oferecer.
Ver mais em Gerenciamento do Escopo do Projeto.
Processos
13.1 Identificar as partes interessadas
É o processo de identificação das pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade, ou resultado do projeto; e analisar e documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento, interdependência, influência e impacto potencial no sucesso do projeto.
- Identificar todas as partes interessadas;
- Coletar seus interesses e expectativas com o projeto;
- Determinar qual seu nível de influência;
- Determinar o impacto de cada parte interessada;
Entradas
- Termo de abertura do projeto
- Documentos de aquisição
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Análise das partes interessadas
- Opinião especializada
- Reuniões
Saídas
- Registro das partes interessadas
Análise das partes interessadas
É uma técnica de coleta e análise sistemática de informações quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses devem ser considerados durante o projeto.Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.
Algumas perguntas para se levar em consideração nesta técnica:
- De que forma o projeto pode beneficiá-la?
- Ela está a favor ou contra o projeto?
- Quais são as razões para ela querer o fracasso do projeto?
- Podemos convencê-la a mudar de ideia?
- Qual seu nível de influência na organização?
Seguem os passos básicos:
- Identificar todas as partes interessadas potenciais e as informações relevantes sobre elas;
- Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-las usando alguma matriz ou modelo;
- Avaliar como as principais partes interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações;
Registro das partes interessadas
Contém todas as informações relevantes sobre cada parte interessada, podendo ela incluir informações de identificação, avaliação e classificação. Este documento será atualizado durante todo o ciclo de vida do projeto.
Podem ter as seguintes informações:
- Nome
- Cargo
- Departamento
- Informações de contato
- Principais requisitos
- Principais expectativas
- Grau de influência
- Grau de poder
- Papel no projeto
- Responsabilidades no projeto
- Classificação na matriz
13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas
É o processo de desenvolvimento das estratégias de gerenciamento adequadas para envolver efetivamente as partes interessadas durante todo o ciclo do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e potencial impacto sobre o sucesso do projeto.
- Desenvolver estratégias para o engajamento destas partes;
- Estabelecer um plano com uma abordagem para gerenciar o engajamento, executar estratégias, realizar comunicações adequadas, etc.
- É realizado no início do projeto, após o 13.1 e deve ser revisitado a cada fase do projeto;
- Lembre-se que os níveis de interesses mudam ao longo do projeto e por isso precisam ser revisadas.
Entradas
- Plano de gerenciamento do projeto
- Registro das partes interessadas
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Opinião especializada
- Reuniões
- Técnicas analíticas
Saídas
- Plano de gerenciamento das partes interessadas
- Atualizações nos documentos do projeto
Técnicas analíticas
Podemos utilizar a seguinte classificação:
- Inconsciente (ou desinformado) – Não tem conhecimento do projeto e seus impactos;
- Resiste – Tem conhecimento do projeto e seus impactos e é resistente e nem apoiador;
- Neutro – Tem conhecimento do projeto, mas não é resistente e nem apoiador;
- Apoiador – Tem conhecimento do projeto e seus impactos e fornecerá apoio a mudanças;
- Entusiasta (Lidera) – Tem conhecimento do projeto e seus impactos e estará ativamente engajado para dar suporte ao projeto.
Ainda podemos utilizar uma matriz de avaliação de engajamento para indicar qual o nível de engajamento ela se encontra (A – atual) e onde seria o desejado (D).
Plano de gerenciamento das partes interessadas
É mais um componente do plano de gerenciamento do projeto, podendo conter:
- Requisitos de comunicação com as partes interessadas;
- Informação a ser comunicada (formato, conteúdo, nível de detalhes, etc);
- Relações entre as partes interessadas;
- Impacto esperado com o engajamento;
- Escopo e impacto de mudanças para as partes interessadas;
- Níveis de engajamento atuais e desejados;
13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas
É o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender suas necessidades/expectativas, solucionar questões à medida que ocorrem, e promovem o engajamento das partes interessadas adequadas nas atividades do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto.
- Gerenciar expectativas, influência e engajamento das partes interessadas durante todo o projeto;
- Fazer interação e comunicação;
- Este processo inicia quando já tem partes interessadas para trabalhar;
A intenção é aumentar as chances de aceitação das entregas, evitar que certas questões fiquem pendentes, ajuda as partes interessadas a entender os benefícios e, portanto, a apoiar o projeto, ajudá-las a entender os riscos do projeto, ajuda a influenciar as expectativas das partes interessadas, e encoraja as partes interessadas a participar ativamente no projeto.
Entradas
- Plano de gerenciamento das partes interessadas
- Plano de gerenciamento das comunicações
- Registro das mudanças
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Métodos de comunicação
- Habilidades interpessoais
- Habilidades de gerenciamento
Saídas
- Registro das questões
- Solicitações de mudança
- Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
- Atualizações dos ativos de processos organizacionais
- Atualizações dos documentos do projeto
13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas
É o processo que monitora as relações das partes interessadas do projeto e ajusta as estratégias e planos para envolver as partes interessadas.
- Controlar as relações com as partes interessadas e fazer ajustes para tonar as estratégias mais efetivas;
- Como todo processo de monitoramento e controle, este será realizado após a elaboração de um plano;
- É realizado de tempos em tempos durante o ciclo de vida do projeto.
Entradas
- Plano de gerenciamento do projeto
- Registro das questões
- Dados de desempenho do trabalho
- Documentos do projeto
Ferramentas & Técnicas
- Sistemas de gerenciamento de informações
- Opinião especializada
- Reuniões
Saídas
- Informações sobre o desempenho do trabalho
- Solicitações de mudança
- Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
- Atualizações dos ativos de processos organizacionais
- Atualizações dos documentos do projeto
Diego Macêdo
Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Certificações que possuo: EC-Council CEH, CompTIA (Security+, CySA+ e Pentest+), EXIN (EHF e ISO 27001), MCSO, MCRM, ITIL v3. Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão e Governança de TI, Segurança da Informação e Ethical Hacking.