Esta etapa inclui processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto, possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

Os custos estão entre as restrições dos projetos. Veja:

• Custos/Orçamento;
• Recursos;
• Riscos;
• Escopo;
• Cronograma;
• Qualidade;

Os projetos sofrem com problemas de custos excessivos, atrasos e/ou entregues com menos recursos e funções das quais foram solicitadas. Sendo assim, é importante que o planejamento dos custos seja feito da melhor forma possível para evitar estes problemas.

Este capítulos possui apenas 4 processos:

Visão geral da área

7.1  Planejar o Gerenciamento dos Custos – é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas, e controle dos custos do projeto.

7.1 Estimar os Custos – é o processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto.

7.3 Determinar o Orçamento – é o processo de agregação  dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

7.3 Controlar os Custos – é o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos.

Considerações

Mas o que seriam os custos?
Este, também chamado de TCO (Total Cost of Ownership), considera os custos de aquisição/desenvolvimento, operação, manutenção e descarte/abandono do produto. Também entra como consideração os custos de operação e manutenção após o término do projeto, podemos determinar qual a melhor estratégia de desenvolvimento para o produto. Esta abordagem pode resultar no aumento de custos do projeto, mas em economia em outros custos.

Tenha em mente que os custos do projeto serão altos no início, mas logo serão reduzidos, passando a ter custos em sua operação, manutenção e no descarte.

Custos das alternativas – É o custo de uma alternativa e, portanto, de desistir dos benefícios de outra alternativa.

Depreciação – É o custo ou a despesa decorrente do desgaste ou da obsolescência dos ativos imobilizados (máquinas, computadores,  veículos, móveis, imóveis e instalações) da empresa.

Existem 2 tipos de depreciação:

• Padrão (método linear) – Um computador de R$ 5.000,00 e que tem um ciclo de depreciação de 3 anos com o valor final de R$ 0,00.
• Acelerada – O cálculo é mais complexo e não é cobrado no exame.

Custos afundados (sunk costs) – É o dinheiro que já foi gasto e não pode ser recuperado. Não deve ser considerado na tomada de decisão se continua ou aborta o projeto.

Análise de Valor (Engenharia de valor) – Focada em achar a forma mais barata de realizar um trabalho sem alterar o escopo. Consiste em identificar as funções requeridas, atribuir valor a estas funções e fornece-las ao menor custo possível sem perda de desempenho.

Processos

7.1 Planejar o gerenciamento dos custos

É o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para planejamento, gestão, despesas e controle dos custos do projeto. (Guia PMBoK 5ª ed.)

Entrada

• Plano de gerenciamento do projeto
• Termo de abertura do projeto
• Fatores ambientais da empresa
• Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

• Opinião especializada
• Técnicas analíticas
• Reuniões

Saídas

• Plano de Gerenciamento dos Custos

7.2 Estimar os custos

É o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto. (Guia PMBoK 5ª ed.)

Estimativa de custos – É um prognóstico/previsão baseado na informação conhecida em um determinado momento. (Guia PMBoK 5ª ed.). Nesta etapa você não tem certeza absoluta sobre o custo, mas um valor aproximado.

Custo é diferente de Preço! Preço = custos + margem de lucro

As estimativas de custos levam em consideração várias opções de gastos que a equipe tem disponível. Por exemplo:

1. A organização deveria comprar, arrendar (lease) ou alugar um equipamento?
2. Deveria ser gasto mais dinheiro no projeto para reduzir os custos operacionais do produto?
3. É melhor terceirizar (outsourcing) mão de obra ou usar talentos internos?
4. Quanto de contingência deveria ser adicionado para os riscos conhecidos e desconhecidos?

Em qualquer ambiente, quanto menos se conhece sobre um trabalho, maior será a tolerância em relação à faixa de estimativa. A exatidão da estimativa de um projeto aumentará conforme o mesmo progride no seu ciclo de vida.

Ordem de Grandeza (Rough Order of Magnitude – ROM):

• Top-down – usada no início do projeto quando não há dados detalhados. Para decisões em seleção de projeto – termo de abertura.
• Bottom-up (Estimativa definitiva) –  baseada em dados bem detalhados (pacotes de trabalho/atividades).

Tipos de custos:

• Custos variáveis – Custos que mudam conforme a quantidade produzida (ex.: materiais, salários);
• Custos fixos – Custos que não mudam conforme a quantidade produzida ou volume de trabalho (aluguel, preparação);
• Custos diretos – Custos que são claramente identificáveis para um pacote de trabalho. (ex.: mão de obra, materiais, equipamento);
• Custos indiretos (overhead) – Custos associados ao projeto, mas que não estão diretamente relacionados ao trabalho do projeto. (ex.: aluguel de instalações, impostos, licenças e permissões, custos administrativos de outros departamentos).

Entradas:

• Plano de Gerenciamento do Projeto;
• Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos;
• Linha de Base do Escopo;
• Cronograma do Projeto;
• Registros dos Riscos;
• Fatores ambientais da empresa;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas & Técnicas:

• Opinião especializada;
• Estimativa análoga;
• Estimativa paramétrica;
• Estimativa bottom-up;
• Estimativa de três pontos;
• Análise de reservas;
• Custo da qualidade (CDQ);
• Software para estimativa em gerenciamento de projetos;
• Análise de proposta de fornecedor;
• Técnicas de tomada de decisão em grupo.

Saídas:

• Estimativas de custos das atividades;
• Bases das estimativas;
• Atualizações dos documentos do projeto.

7.3 Determinar os custos

É o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos autorizada. (Guia PMBoK 5ª ed.)

Nesta etapa soma-se todas as estimativas da etapa anterior e então calcular o custo total do projeto. Depois disso, acrescenta-se uma margem de risco.

Entradas:

• Plano de Gerenciamento dos Custos;
• Linha de base dos custos;
• Bases das estimativas;
• Cronograma do projeto;
• Calendários dos recursos;
• Registro dos riscos;
• Acordos;
• Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas & Técnicas:

• Agregação de custos;
• Análise de reservas;
• Opinião especializada;
• Relações históricas;
• Reconciliação dos limites de recursos financeiros.

Saídas:

• Linha de base dos custos;
• Requisitos de recursos financeiros do projeto;
• Atualização dos documentos do projeto.

7.4 Controlar os custos

É o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos. (Guia PMBoK 5ª ed.)

Entradas:

• Plano de Gerenciamento dos Custos;
• Requisitos de recursos financeiros do projeto;
• Dados de desempenho do trabalho;
• Ativo de processos organizacionais;

Ferramentas & Técnicas:

• Gerenciamento do valor agregado;
• Previsão;
• Índice de desempenho para término (IDPT);
• Análise de desempenho;
• Software de gerenciamento de projetos;
• Análise de reservas.

Saídas:

• Informações sobre o desempenho do trabalho;
• Previsões dos custos;
• Solicitações de mudança;
• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto;
• Atualizações nos documentos do projeto;
• Atualizações nos ativos de processos organizacionais.

Termos e Fórmulas de Análise do Valor Agregado

VP – Neste momento, qual é o Valor estimado do trabalho Planejado a ser realizado?

VA – Neste momento, qual é o Valor estimado do trabalho efetivamente realizado, ou seja, foi Agregado?

CR – Qual é o Custo Real, até o momento, para o trabalho realizado?

ONT (Orçamento No Término) – Qual foi o orçado para o trabalho completo do projeto?

ENT (Estimativa No Término) – Qual é a previsão atual do custo TOTAL do projeto?

EPT (Estimativa Para Terminar) – A partir deste momento, quanto MAIS esperamos que custe para concluir o projeto (previsões)?

VNT (Variação No Término) – Neste momento, quanto acima ou abaixo do orçamento esperamos estar no fim do projeto?

Variação de Custo (VC)	VC = VA-CR	Negativa está acima do orçamento Positiva está abaixo do orçamento
Variação do Prazo (VPR)	VPR = VA – VP	Negativa o projeto está atrasado em relação ao cronograma. Positiva está adiantado em relação ao cronograma.
Índice de Desempenho de Custo (IDC)	IDC = VA / CR	Você está obtendo um retorno R$ X para cada R$ 1 gasto. Os fundos estão sendo utilizados eficientemente. Um valor igual ou maior que 1 indica condição favorável. Um valor menor que 1 indica condição desfavorável.
Índice de Desempenho de Prazo (IDP)	IDP = VA / VP	Nós estamos progredindo a X% da taxa originalmente planejada. Um valor igual ou maior que 1 indica uma condição favorável. Um valor menor que 1 indica uma condição desfavorável.
Estimativa No Término (ENT)Obs.: Existem diversas fórmulas para o ENT, pois vai depender das premissas utilizadas.	ENT =	Neste momento, quanto nós esperamos que seja o custo total do projeto? R$ X.
	ONT / IDC	Utilizado se não ocorreram variações em relação ao Orçamento No Término (ONT) ou se você vai continuar com a mesma taxa de gastos.
	CR + EPT	Custo Real mais uma nova Estimativa Para Término (trabalho restante). Utilizado quando a estimativa original estava incorreta.
	CR + (ONT – VA)	Custo Real até a data mais o orçamento restante. Utilizado quando as variações são consideradas atípicas e não se repetem no futuro.
	CR + [(ONT – VA) / IDC]	Custo Real até a data mais o orçamento restante modificado pelo desempenho. Utilizado quando as variações correntes são típicas e se repetem no futuro.
Estimativa Para Término (EPT)	EPT = ENT – CR	Quanto o projeto vai custa.
Variância No Término (VNT)	VNT = ONT – ENT	Quanto acima ou abaixo do orçamento nós vamos estar ao final do projeto?
IDC por um período de tempo	IDC = VA / CR	IDC calculado por um período de tempo ao invés de todo o tempo até o momento.
IDC acumulado	IDCac = Vac / CRac	Ac – Aumento até o total acumulado.
Índice de Desempenho Para Término (IDPT) baseado na ENT	IDPT = (ONT – VA) / (ENT – CR)	É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento.
Índice de Desempenho Para Término (IDPT) baseado no ONT	IDPT = (ONT – VA) / (ONT – CR)	É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento.