De acordo com o PMBok 5ª ed., o escopo é a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto. Sendo ele referindo-se a:
- Escopo do projeto – O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as funcionalidades e funções especificadas. As vezes, este termo é visto como incluindo o escopo do produto; e
- Escopo do produto – As características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado.
Esta etapa do gerenciamento está relacionada principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto, pois pretende-se entregar exatamente o que foi solicitado no projeto.
Existem dois termos que devem ser conhecidos que são práticas inaceitáveis e que podem levar ao fracasso do projeto:
- Scope Creep – É o aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos. Normalmente ocorre quando uma mudança é feita sem controle algum, partindo do cliente diretamente para a equipe do projeto;
- Gold Plating – Refere-se dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que foi especificado e aprovado. Normalmente esse tipo de situação parte do gerente de projeto ou da equipe.
Devemos lembrar que o escopo é uma das restrições conflitantes do projeto, assim como, mas não limitando-se à:
- Escopo;
- Qualidade;
- Cronograma;
- Orçamento;
- Recursos; e
- Riscos.
Neste capítulo, temos os seguintes processos:
Visão geral da área
5.1 Planejar o Gerenciamento do Escopo – O processo de criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado;
5.2 Coletar os Requisitos – O processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto;
5.3 Definir o Escopo – O processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto;
5.4 Criar a EAP – O processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis;
5.5 Validar o escopo – O processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto;
5.6 Controlar o Escopo – O processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do projeto.
Vamos analisar cada um dos processos.
Processos
5.1 Planejar o Gerenciamento do Escopo
É o processo de criar um plano de gerenciamento do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado. Irá fornecer orientações e instruções sobre como o escopo será gerenciado durante o projeto.
O documento gerado, o plano de gerenciamento do escopo, é um dos componentes do plano de gerenciamento do projeto ou do programa, levando-se em consideração como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado.
O fluxo inicia-se com as informações contidas no Termo de Abertura do Projeto, os últimos planos auxiliares aprovados do plano de gerenciamento do projeto, as informações históricas contidas nos ativos dos processos organizacionais, e quaisquer outros fatores ambientais da empresa que sejam relevantes.
Este plano vai auxiliar a diminuir o “scope creep” do projeto, ou seja, os desvios.
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Projeto
- Termo de Abertura do Projeto
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Opinião especializada
- Reuniões
Saídas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Plano de Gerenciamento dos Requisitos
5.2 Coletar os requisitos
É o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto. O principal benefício deste processo é o fornecimento da base para definição e gerenciamento do escopo do projeto, incluindo o escopo do produto.
Este processo é realizado logo no início do projeto, especificamente após o processo 13.1 Identificar as partes interessadas.
A coleta dos requisitos nem sempre será possível de ser feita 100% de uma vez, sendo assim, podemos considerar o planejamento por ondas sucessivas.
O PMI conceitua requisito como uma condição ou capacidade cuja presença em um produto, serviço ou resultado é exigida para satisfazer um contrato ou outra especificação formalmente imposta.
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Plano de Gerenciamento dos Requisitos
- Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas
- Termo de Abertura do Projeto
- Registro das partes interessadas
Ferramentas & Técnicas
- Entrevistas
- Dinâmicas de grupo
- Oficinas facilitadas (workshops)
- Técnicas de tomadas de decisão em grupo
- Questionários e pesquisas
- Observações
- Protótipos
- Benchmarking
- Diagramas de contexto
- Análise de documentos
Saídas
- Documentação dos requisitos
- Matriz de rastreabilidade dos requisitos
5.3 Definir o Escopo
Depois que o Plano de Gerenciamento do Escopo define como será feito o gerenciamento do escopo e os requisitos foram coletados, inicia-se o processo de definição do escopo.
Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. O principal benefício deste processo é que ele descreve os limites do projeto, serviços ou resultados ao definir quais dos requisitos coletados serão incluídos e quais serão excluídos do escopo do projeto.
Já que todos os requisitos identificados no processo “Coletar Requisitos” podem não estar incluídos no projeto, o processo “Definir o Escopo” seleciona os requisitos finais do projeto a partir da documentação de requisitos entregue durante o processo “Coletar Requisitos”. Em seguida
define uma descrição detalhada do projeto e produto, do serviço ou resultado.
A preparação detalhada da especificação do escopo é crítica para o sucesso do projeto e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. Durante o planejamento do projeto, o seu escopo é definido e descrito com maior especificidade conforme as informações a respeito do projeto são conhecidas. Os riscos
existentes, premissas e restrições são analisados para verificar sua integridade e acrescentados ou atualizados conforme necessário. O processo “Definir o Escopo” pode ser altamente iterativo. Em projetos de ciclo de vida iterativo, será desenvolvida uma visão de alto nível para o projeto em geral, mas o escopo detalhado é determinado em uma interação de cada vez e o planejamento detalhado para a iteração seguinte é executado à medida que o trabalho no escopo do projeto e entregas atuais avança.
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Termo de Abertura do Projeto
- Documentação dos requisitos
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Opinião especializada
- Análise de produto
- Geração de alternativas
- Oficinas facilitadas
Saídas
- Especificação do escopo do projeto
- Atualizações nos documentos do projeto
5.4 Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Criar a EAP (ou em inglês, WBS – Work Breakdown Structure) é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. O principal benefício desse processo é o fornecimento de uma visão estruturada do que deve ser entregue.
A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas. A EAP organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada.
O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar as atividades onde o trabalho é agendado, tem seu custo estimado, monitorado e controlado. No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado da atividade e não a atividade propriamente dita.
A EAP é utilizada para:
- Estimar os recursos para as atividades
- Estimar os custos / orçamento
- Planejar a qualidade
- Identificar os riscos
- Planejar as aquisições
- Definir as atividades
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Especificação do escopo do projeto
- Documentação dos requisitos
- Fatores ambientais da empresa
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Decomposição
- Opinião especializada
Saídas
- Linha de base do escopo
- Atualizações nos documentos do projeto
5.5 Validar o Escopo
Validar o Escopo é o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. O principal benefício deste processo é que ele proporciona objetividade ao processo de aceitação e aumenta a probabilidade da aceitação final do produto, serviço ou resultado, através da validação de cada entrega.
As entregas verificadas obtidas pelo processo “Controlar a Qualidade” são revisadas com o cliente ou patrocinador para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e receberam a aceitação formal pelo cliente ou patrocinador. Neste processo, as saídas obtidas como resultado dos processos do planejamento na área de conhecimento em gerenciamento de projetos, tais como a documentação dos requisitos ou da linha de base do escopo, assim como os dados de desempenho do trabalho obtidos nos processos de execução de outras áreas de conhecimento são a base para realizar a validação e para a aceitação final.
O processo “Validar o Escopo” é diferente do processo “Controlar a Qualidade” pois o primeiro está principalmente interessado na aceitação das entregas, enquanto que o controle da qualidade se interessa principalmente com a precisão das entregas e o cumprimento dos requisitos de qualidade especificados nas entregas. O controle de qualidade normalmente é feito antes da validação do escopo, mas os dois processos podem ser executados paralelamente.
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Documentação dos requisitos
- Matriz de Rastreabilidade dos requisitos
- Entregas verificadas
- Dados de desempenho do trabalho
Ferramentas & Técnicas
- Inspeção
- Técnicas de tomada de decisão em grupo
Saídas
- Entregas aceitas
- Solicitações de mudanças
- Informações sobre o desempenho do trabalho
- Atualizações nos documentos do projeto
5.6 Controlar o Escopo
Controlar o Escopo é o processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e do escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O principal benefício deste processo é permitir que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto.
O controle do escopo do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas recomendadas sejam processadas através do processo “Realizar o controle integrado de mudanças”. O controle do escopo do projeto é usado também para gerenciar as mudanças reais quando essas ocorrem e é integrado aos outros processos de controle. O aumento sem controle do produto ou escopo do projeto sem ajustes de tempo, custo, e recursos é chamado de scope creep. A mudança é inevitável; assim sendo, algum tipo de processo de controle de mudança é obrigatório para todos os projetos.
Entradas
- Plano de Gerenciamento do Escopo
- Documentação dos requisitos
- Matriz de Rastreabilidade dos requisitos
- Dados de desempenho do trabalho
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
- Análise de variação
Saídas
- Informações sobre o desempenho do trabalho
- Solicitações de mudanças
- Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
- Atualizações nos documentos do projeto
- Atualizações nos ativos de processos organizacionais