Ferramentas e Técnicas PMBok: Ativos de Processos Organizacionais

As organizações funcionam baseadas em processos. Esses processos visam a obtenção de determinados resultados. Os Ativos de Processos Organizacionais são os resultados dos processos implementados na organização em que o projeto decorre.

À semelhança do que acontece com os Fatores Ambientais da Organização também os Ativos de Processos Organizacionais servem de entrada à maioria dos processos de planeamento do PMBOK 4. No entanto, enquanto os primeiros são vistos como fatores que condicionam as opções de gestão do projeto e influenciam, positiva ou negativamente, os Ativos de Processos Organizacionais são sobretudo entendidos como fatores que ajudam à gestão e ao sucesso do projeto na medida em que representam o conhecimento que a organização obteve em projetos anteriores.

O conjunto de Ativos de Processos Organizacionais é muito diverso. O PMBOK 4 descreve o subconjunto dos ativos mais relevantes, devendo o gestor de projeto ter em atenção que, dependendo da especificidade do projeto e da organização, outros podem existir.

Dependendo do tipo de setor, organização e área de aplicação, os Ativos de Processos Organizacionais podem ser organizados de formas muito diversas sendo habitualmente agrupados em duas categorias:

Processos e Procedimentos para a Realização do Trabalho:

• Processos organizacionais incluindo normas, política de segurança e saúde e política de gestão de projetos, ciclos de vida padrão do produto e do projeto, e políticas e procedimentos de qualidade (por exemplo, auditorias de processo, objetivos de melhoria, listas de verificação e definições padronizadas de processos para uso na organização);
• Diretrizes padronizadas, instruções de trabalho, critérios de avaliação de propostas de aquisição de produtos ou serviços e critérios de medição de desempenho;
• Modelos (por exemplo, modelos de risco, modelos da estrutura analítica do projeto e modelos do diagrama de rede do cronograma do projeto);
• Diretrizes e critérios para adequação do conjunto de processos padrão da organização para satisfazer às necessidades específicas do projeto;
• Requisitos de comunicação da organização (por exemplo, a tecnologia de comunicação específica disponível, meios de comunicação permitidos, retenção de registos e requisitos de segurança);
• Requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto (por exemplo, auditorias finais do projeto, avaliações do projeto, validações de produtos e critérios de aceitação);
• Procedimentos de controles financeiros (por exemplo, relatórios de horas, revisões de despesas e desembolsos necessários, códigos de contabilidade e cláusulas contratuais padrão);
• Procedimentos de gestão de problemas e defeitos que definem controles de problemas e defeitos, identificação e resolução de problemas e defeitos e acompanhamento de itens de ação;
• Procedimentos de controle de mudanças, inclusive os passos para modificação das normas, políticas, planos e procedimentos oficiais da empresa — ou quaisquer documentos do projeto — e como essas mudanças serão aprovadas e validadas;
• Procedimentos para controle de riscos, incluindo categorias de risco, definição de probabilidade e grau de impacto;
• Procedimentos para aprovar e emitir autorizações do trabalho.

Base de Dados de Conhecimento Corporativo:

• Base de dados de medição de processos usada para recolher e disponibilizar os dados da medição de processos e produtos;
• Arquivos do projeto (por exemplo, escopo, custo, cronograma e linhas de base da qualidade, linhas de base da medição de desempenho, calendários do projeto, diagramas de rede do cronograma do projeto, registos de riscos, ações de resposta planeadas e impacto de risco definido);
• Base de conhecimento de informações históricas e lições aprendidas (por exemplo, registos e documentos de projetos, todas as informações e a documentação relativas ao encerramento do projeto, informações sobre os resultados de decisões a respeito da seleção de projetos anteriores e informações sobre o desempenho de projetos anteriores e informações do esforço de gestão de riscos);
• Sistema para a gestão de problemas e defeitos contendo o fluxo de trabalho para a análise e resolução de problemas e defeitos e informações de controle;
• Base de conhecimento sobre a gestão de configuração contendo as versões e as linhas de base de todas as normas, políticas, procedimentos oficiais da empresa e quaisquer documentos dos projetos;
• Base de dados financeira contendo informações como horas de mão-de-obra, custos incorridos, orçamentos e desvios aos custos do projeto.

Fonte: Projetos de TI