A declaração do escopo é a base para um plano de projeto bem sucedido. Declarações de escopo são utilizadas para identificar as principais entregas e exclusões de um grande projeto, definindo as expectativas que moldam o orçamento do projeto, a linha de base do cronograma e as necessidades de recursos. Isso ajuda a empresa contratada identificar as mudanças que ocorrem no trabalho depois que o contrato é feito e ajuda o cliente a entender o trabalho da empresa contratada está fazendo para a empresa.

Uma declaração do escopo bem definida identifica os principais interessados ??no projeto e define limites claros quanto ao que estará dentro e fora do projeto, como tal, é um dos documentos de planejamento mais importantes dentro do sistema de um projeto de gestão. Um escopo de produtos inclui quatro áreas principais: justificação, escopo, resultados e objetivos. Este relatório pode levar várias revisões e apresentações para um cliente antes de ambas as partes estarem satisfeitas com o acordo de trabalho.

Ela é a saída do processo de Definição de Escopo e a entrada para a criação da Estrutura Análitica de Projeto (EAP) ou do inglês Working Breakdown Structure (WBS), com ela em mãos o gerente de projeto pode orientar e nortear o projeto de acordo com o que foi incluído (e excluído) dentro do escopo pré-definido para execução do projeto, é ela que descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar as mesmas.

Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas. Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe no qual a declaração do escopo do projeto define o trabalho que será executado e o que será excluído pode determinar quão bem a equipe de gerenciamento do projeto pode controlar o escopo.

A declaração detalhada inclui, seja diretamente ou por referência a outros documentos, o seguinte:

• Descrição do escopo do produto. Elabora progressivamente as características do produto, serviço ou resultado descritos no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos.
• Critérios de aceitação do produto. Define o processo e critérios de aceitação de produtos, serviços ou resultados concluídos.
• Entregas do projeto. As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, como os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto. As entregas podem ser descritas em nível conciso ou em grande detalhe.
• Exclusões do projeto. Identifica de modo geral o que é excluído do projeto. Declarar explicitamente o que está fora do escopo do projeto ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas.
• Restrições do projeto. Lista e descreve as restrições específicas associadas com o escopo que limitam as opções da equipe, por exemplo, um orçamento pré-definido ou quaisquer datas impostas ou marcos do cronograma comunicados pelo cliente ou organização executora. Quando um projeto é feito sob contrato, as cláusulas contratuais geralmente serão restrições. Informações sobre as restrições podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.
• Premissas do projeto. Lista e descreve as premissas específicas do projeto associadas com o escopo e o impacto potencial dessas premissas se forem provadas falsas. As equipes de projetos frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento. Informações sobre as premissas podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.

O documento de escopo deve incluir:

• “Uma estratégia que fornece uma visão geral do projeto em si.
• Um resumo das prestações e quando devem ser entregues.
• Os objetivos do projeto em termos de tempo, orçamento e os padrões de qualidade que o projeto deve atender para que ele seja considerado bem sucedido.
• A seção que consiste de detalhes de suporte e que descreve todas as premissas e restrições que poderiam estar associados com o projeto.
• Uma descrição completa de como o projeto será gerenciado.

O documento de escopo não deve incluir:

• Um contrato para o pagamento.
• Um cronograma de pagamento (a não ser marcos para entrega são contingentes sobre ele).
• Referências pessoais.

Sua vez Se você tem um documento do escopo do projeto já elaborado, é um bom momento para revê-lo. Ele não abrange os elementos listados? Então siga algumas instruções para confecção dela:

Instruções

1 Inclua a justificativa do projeto na primeira seção do relatório.

As informações nesta seção explica por que você está fazendo o trabalho para o cliente. Basear a sua justificação fora objetivos do cliente. Estes podem incluir: a resolução de conflitos, explorando uma oportunidade de negócio ou um benefício potencial. Certifique-se que esta seção seja precisa e clara. Incluem os dados quantitativos e qualitativos para o seu cliente.

2 Basear o produto sobre o problema identificado pelo cliente.

A seção de produtos é a solução para as necessidades do cliente. Nesta seção detalhe, o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos do cliente. Sempre identificar trabalho relacionado que está fora do escopo do projeto, bem como a forma como o trabalho interage com outros projetos do seu cliente tem em andamento.

3 Escrever uma seção sobre as entregas do projeto.

Este é o trabalho, com base na justificação e seções de produtos, que tanto você quanto o cliente precisam ver, a fim de considerar este projeto terminado.

4 Faça uma lista de objetivos do projeto ou os detalhes de como o trabalho é feito.

Itens nesta seção incluem os custos do projeto, cronograma, funcionários necessários e as medidas tomadas para os padrões de qualidade.

5 Identificar a estratégia que torna este projeto significativo.

Explorar as necessidades do cliente e indicar o a necessidade de negócio que o projeto irá satisfazer.

6 Explique principais entregas do projeto.

Detalhe o produto final ou solução de que o projeto se destina a criar. Seja específico.

7 Listar os objetivos do projeto.

Estes são os critérios que permitem o julgamento sobre o sucesso do projeto, incluindo padrões de qualidade, o  retorno financeiro ou de investimento, ou métricas de satisfação do cliente.

8 Divulgar quaisquer hipóteses, restrições ou riscos que afetam o projeto.

Por exemplo, se o sucesso depende de conseguir um certo número de horas de trabalho de diferentes departamentos? Liste todas as variáveis que afetam a finalização com sucesso do projeto.

9 Incorporar um plano de mudança de gestão e comunicação.

Embora os planos de gerenciamento de mudanças e de comunicação são frequentemente documentos de planejamento separados para um projeto maior, fornecendo um resumo de trabalho dentro de um documento de escopo ajuda a definir as expectativas iniciais entre as partes interessadas.

10 Circule a declaração do escopo.

Circule a declaração do escopo do projeto aos líderes de negócios afetados pela revisão e comentários antes de obter a aprovação final. O consenso entre as partes afetadas ajuda a fazer uma gestão mais eficaz.

Dicas:

• Obtenha suporte para o alcance e as suas exclusões de todos que serão afetados pelo projeto – O menor detalhe pode ser um fator-chave para se oporem ao projeto além de trazer desarmonia e possível fracasso do projeto em potencial.
• Evite a tentação de muitas promessas e sub-entregas. Os gerentes de projeto que escrevem declarações de escopo ambiciosas, mas não entregam o produto final irão sofrer graves problemas de reputação que podem comprometer o êxito de quaisquer projetos futuros que vão gerir.

É recomendável que você revise sua declaração do escopo do projeto com os parceiros ou pessoas que investiram em seus negócios.  Sua missão é que as suas expectativas sejam claras e definitivas que qualquer parte interessada do projeto conheça as definições, os pacotes de trabalho, as premissas e restrições indicadas no projeto.”

Fonte: Projetos de TI