O guia de melhores práticas em gerenciamento de projetos, PMBOK, é organizado em áreas de conhecimento e, por sua vez, cada área de conhecimento é descrita através de processos.
As nove áreas de conhecimento caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições.
Cada área de conhecimento se refere a um aspecto a ser considerado dentro da gerência de projetos. A sua não execução poderá afetar negativamente o projeto, pois projeto é um esforço integrado.
A figura abaixo ilustra a quantidade de processos existentes e relacionados entre os Grupos de Processos e as Áreas de conhecimento.
As áreas de conhecimento Escopo, Tempo, Custo e Qualidade são os principais determinantes para o objetivo de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, com qualidade adequada. Estas áreas de conhecimento respondem as questões: O QUE, QUANDO, QUANTO e COMO.
As áreas de conhecimento Recursos Humanos e Aquisições são os insumos para produzir o trabalho do projeto.
As áreas de conhecimento Comunicações e Riscos devem ser continuamente abordadas para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo.
A área de conhecimento Integração abrange a orquestração de todos esses aspectos.
Área de Gerenciamento da Integração do Projeto
Define os processos e as atividades que integram os diversos elementos necessários ao gerenciamento de um projeto. Isso inclui:
- Desenvolvimento do termo de abertura do projeto;
- Desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto;
- Orientar e gerenciar a execução do projeto;
- Monitorar e controlar o trabalho desenvolvido pelo projeto;
- Realizar o controle integrado de mudanças;
Encerrar o projeto ou uma fase do projeto.
Área de Gerenciamento do Escopo do Projeto
Define os processos e atividades para que se garanta que o projeto inclua todo o trabalho necessário (e apenas o trabalho necessário) para que o projeto seja concluído com sucesso. Isso inclui:
- Coletar requisitos;
- Definir o escopo;
- Criar a estrutura analítica do projeto (EAP);
- Verificar o escopo;
Controlar o escopo.
Área de Gerenciamento do Tempo do Projeto
Descreve os processos e atividades para que o projeto seja concluído no prazo correto. Isso inclui:
- Definir atividades;
- Sequenciar a execução das atividades;
- Estimar recursos necessários para execução das atividades;
- Desenvolver o cronograma;
Controlar o cronograma.
Área de Gerenciamento de Custos do Projeto
Descreve os processos e atividades de planejamento, estimativa de custos, determinação do orçamento e controle de custos do projeto. Isso inclui:
- Estimar custos;
- Orçar custos;
Controlar custos.
Área de Gerenciamento da Qualidade do Projeto
Descreve os processos e atividades referentes ao planejamento, monitoramento, controle e garantia da qualidade do projeto. Isso inclui:
- Planejar a qualidade;
- Realizar a garantia da qualidade;
Realizar o controle da qualidade.
Área de Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto
Descreve os processos e atividades relacionados com o planejamento, contratação, mobilização, desenvolvimento e gerenciamento da equipe do projeto. Isso inclui:
- Desenvolver o plano de recursos humanos;
- Contratar ou mobilizar a equipe do projeto;
- Desenvolver a equipe do projeto;
Gerenciar a equipe do projeto.
Área de Gerenciamento de Comunicações do Projeto
Descreve os processos e atividades relacionados com a geração, coleta, distribuição, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e apropriada. Isso inclui:
- Identificar as partes interessadas;
- Planejar as comunicações;
- Distribuir informações;
- Gerenciar expectativas das partes interessadas;
Relatar desempenho.
Área de Gerenciamento de Riscos do Projeto
Descreve os processos e atividades relacionados com a identificação, análise e controle dos riscos do projeto. Isso inclui:
- Planejar o gerenciamento de riscos do projeto;
- Identificar riscos;
- Realizar análise qualitativa dos riscos do projeto;
- Realizar análise quantitativa dos riscos;
- Planejar respostas aos riscos;
Monitorar e controlar riscos do projeto.
Área de Gerenciamento de Aquisições do Projeto
Descreve os processos e atividades relacionados com compra ou aquisições de produtos, serviços ou resultados para o projeto. Isso inclui:
- Planejar aquisições;
- Conduzir aquisições;
- Administrar aquisições;
Encerrar aquisições.
Processos de Gerenciamento de um Projeto
O diagrama, representado na figura abaixo, relaciona de forma gráfica e sintética todos os 42 processos de gerenciamento de um projeto descritos na quarta edição do PMBOK, indicando também os cinco grupos em que os processos se distribuem e as respectivas áreas de conhecimento associadas a cada um.
Pela figura, pode-se perceber algumas características lógicas dos processos de gerenciamento de um projeto:
- Praticamente todas as áreas de conhecimento são abordadas nas atividades de Planejamento (definir, estimar e planejar cada aspecto) e de Monitoramento e Controle (controlar) — no PMBOK 4ª edição, o processo de Gerenciar a equipe passou ao grupo de Execução, deixando apenas a área de RH sem processos no grupo de Controle;
- Quanto à Execução, os aspectos envolvidos mais ativamente são a equipe (RH) e as aquisições, as comunicações e a garantia da qualidade;
- A Integração se faz presente em todos os momentos do projeto.
- Na figura, os grupos de processos representam os tipos de atividades, as áreas de conhecimento caracterizam os assuntos, e seu cruzamento induz, de forma bastante intuitiva, os respectivos verbos (definir, planejar, estimar, gerenciar, monitorar, controlar, encerrar, etc) e substantivos que descrevem os processos de gerenciamento relacionados.
Isso mostra que os conceitos e melhores práticas que o PMBOK reuniu, organizou e formalizou, estão naturalmente presentes na essência do gerenciamento de qualquer bom projeto.
Autor: Prof. Victor Antonio Triotiño