A gestão de projetos é uma das áreas fundamentais de qualquer departamento de TI, estando hoje em dia amplamente difundida dentro das organizações. A implementação de novos métodos de controle e gestão de projetos permite garantir os melhores resultados neste processo.

Mas o que são Projetos?

“O projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os instrumentos necessários para,em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado”. (Dalton L. Valeriano)

Segundo o Project Managment Institute (PMI) os projetos são empreendimentos temporários realizados para criar um produto ou serviço único.

Um projeto é um empreendimento temporário (não é um trabalho contínuo) e executado para criar um produto ou serviço único, diferenciando-se de um trabalho tradicional, regular e funcional.

O conceito se aplica para muitas ações e empreendimentos, desde as nossas férias anuais, as festas de aniversário dos nossos filhos e projetos mais complexos como os militares e os de engenharia pesada.

Projetos surgem de uma necessidade que podem ser: interna, externa, clientes, governo, competidores, etc. Uma vez reconhecida essa necessidade, ela deve ser articulada e seus requisitos funcionais e técnicos estabelecidos.

Com mais detalhes:

• Temporário e Único – Os projetos são finitos ou temporários, têminicio, meio e fim bem definidos e também são únicos, por mais semelhanças que existam entre os projetos, cada um tem as suas características próprias.
• Administrado e Executado por Pessoas – Desde sua concepção até os trabalhos de encerramento do projeto as pessoas são o pilar de sustentação. São elas que identificam a necessidade de sua existência, o gerenciam e o executam.
• Visa Atingir Objetivos e Metas Pré-Estabelecidos – Geralmente os projetos surgem para sanar algum problema ou para aproveitar uma oportunidade de negócios. Os objetivos e metas que desejamos alcançar com a realização do projeto devem estar bem claros e alinhados ao plano estratégico da empresa.
• Seqüência Temporal Lógica e Factível – Para realizarmos um projeto devemos estabelecer os passos que devemos seguir e definir os prazos para realização dessas etapas. Esses prazos devem ser alcançáveis para que se possa viabilizar o projeto.
• Limitado pelos critérios de tempo, custo, qualidade e recursos – Para realizarmos um projeto, com certeza teremos premissas e restrições. As restrições de tempo, custo, qualidade erecurso, determinarão os limites do nosso projeto.

É muito comum que os projetos não sejam percebidos nas instituições, e assim, não são tratados como projetos, e, muitas vezes, nem são gerenciados, causando desgastes. Confira como lidamos diariamente com eles, ao:

• Desenvolver um novo produto ou serviço
• Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização
• Conceber um novo veículo de transporte
• Desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado
• Construir um edifício ou uma instalação
• Conduzir uma campanha política
• Implantar um novo procedimento ou processo de negócio

E a lista não termina aqui, inclua todas as operações com as características descritas acima e reconheça os seus projetos.

Uma questão interessante de ser levantada aqui é: Por que os projetos fracassam? E os motivos são muito abundantes, vejamos:

• Falta de clareza dos objetivos;
• Falta de Tempo;
• Falta de informações;
• Falta de habilidade das pessoas envolvidas;
• Falta de alinhamento entre expectativas e objetivos do projeto;
• Falta de recursos financeiros;
• Não considerar questões políticas e culturais;

Outra questão correlata seria: Quais são as razões para as mudanças de objetivos ou de definições originais dos projetos? E as respostas seriam:

• 19% – Falta Autoridade do Gerente Projetos
• 22% – Falta de apoio da Alta Direção
• 51% – Falta de Detalhamento
• 52% – Falta de entendimento dos objetivos
• 86% – Falta de alinhamento com as expectativas dos clientes

Estas razões encontram, por sua vez, base nos problemas mais comuns enfrentados no desenvolvimento de projetos:

• 43% – Problemas de Comunicação
• 46 % – Aumento Custos de Projetos
• 51% – Controle inadequado
• 63% – Planejamento insuficiente
• 72% – Prazos prorrogados

E o que é o Gerenciamento de Projetos?

Se os projetos são esforços temporários e coordenados, temos que aplicar técnicas e ferramentas para acompanhar e garantir o cumprimento dos objetivos.

De acordo com o “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” – 3^rd Edition, [Project Management Institute (PMI®) 2004], Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos – Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento – e em nove Áreas de Conhecimento – Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento de Aquisições do Projeto.

Então podemos dizer que o Gerenciamento de Projetos é o conjunto de habilidades, ferramentas é técnicas para o planejamento, execução e controle de projetos.

O Gerenciamento de Projetos acabou se tornando uma disciplina essencial para a condução de projetos nas mais diversas áreas do conhecimento humano, tendo instrumentos exclusivos mais aplicáveis a praticamente todos os tipos de projeto.

Gerente de Projetos

Qualquer equipe de trabalho necessita de um líder e o mesmo ocorre com uma equipe de projetos. O Gerente de Projetos é o líder de uma equipe de projetos, um profissional no campo de gerência de projetos que tem a responsabilidade de planejar e controlar a execução de projetos em diversas áreas de atuação, como a construção civil, arquitetura e desenvolvimento de software, entre outras áreas. É o profissional responsável pela condução do projeto e deve contar com o respaldo de patrocinadores (sponsors, segundo a nomenclatura PMI), normalmente indivíduos que estejam fora do projeto a ser executado.

Além das habilidades nas práticas de gerenciamento de projetos e a aplicabilidade adequada das ferramentas e técnicas de gerenciamento, este profissional deve possuir características pessoais que completam o perfil desejado para uma boa gestão de um projeto: capacidade de liderar o grupo, bom comunicador, influenciador, negociador, organizado, motivador, solucionador de problemas, gerenciador de conflitos, facilitador de processos e seguro nas decisões.

Para que os projetos precisam ser gerenciados?

No mundo atual, em que a tecnologia afeta a vida das pessoas e no qual as mudanças crescem cada vez mais e com maior velocidade, as empresas, para sobreviverem e prosperarem, precisam modificar constantemente seus produtos e serviços. Os projetos são o meio pelo qual estas inovações são aplicadas aos produtos e serviços. Quanto maior a mudança tecnológica, mais inovações e mais projetos surgem. E o gerenciamento do projeto torna-se necessário para:

• Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos, antecipando riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas. Projetos bem geridos reduzem os riscos de surpresas e situações desfavoráveis. Caso essas surpresas ou situações apareçam, o profissional sabe como contorná-las sem ter que parar o projeto.
• Agilizar as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas. Sem a organização dessas informações (andamento do projeto, riscos que estão surgindo, e resultados já obtidos) não há também a agilização dessas decisões (como a captação de recursos, alocação de pessoal), retardando ou parando o projeto e dificultando a chegada ao resultado proposto inicialmente.
• Facilitar e orientar as revisões do projeto. Com as informações (citadas no ponto anterior) disponibilizadas, tem-se um maior controle sobre o projeto, podendo revisá-lo sempre que necessário e redirecioná-lo de uma forma simples e viável.
• Otimizar a alocação de pessoas.
• Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos. Documentar o conhecimento adquirido em projetos anteriores ou numa 1ª fase de um projeto atual auxiliaria na redução de riscos e aumentaria as probabilidades de sucesso de um projeto futuro ou daquele que ainda está em andamento. Também pode-se reaproveitar essas informações/conhecimentos adquiridos e replanejar o projeto.

Ao perguntar a um profissional da área de projetos o que ele entende como responsabilidade do gerenciamento de projeto, geralmente ele dirá: “Conseguir a conclusão do trabalho dentro de um cronograma e orçamento definidos e de acordo com as especificações determinadas“.

Profissionais responsáveis por projetos normalmente abordam a tripla restrição no gerenciamento de um projeto: escopo, tempo e custo, porque a qualidade do projeto é afetada diretamente pelo balanceamento desses três fatores e se qualquer desses fatores se alterar, pelo menos um outro fator será afetado, consequente mente, afetando a qualidade do projeto.

Estas três restrições constituem o ponto crucial do gerenciamento de projetos, concentrando toda energia e atenção do gerente de projetos. Para ajudar o gerente a controlar, por exemplo, a restrição de tempo, são desenvolvidos cronogramas e prazos através de ferramentas como PERT/CPM, GERT e GANTT. No que diz respeito à restrição de custo, são estabelecidos orçamentos a serem respeitados através do uso de gráficos como por exemplo, o histograma de recursos. A restrição mais difícil de gerenciar é a restrição relacionada ao escopo e especificações, uma vez que geralmente a dificuldade encontra-se na apresentação de uma forma clara, além de como monitorá-los.

Este trinômio foi evoluindo, a medida que a responsabilidade do gerenciamento de projeto foi se estendendo.

Concluindo

Muitas organizações ao redor do mundo, como NASA, IBM, AT&T, Siemens, Chiyoda Corporation, PricewaterhouseCoopers, Sociedade Computacional de Singapura e o Governo Estadual de Oregon (EUA), utilizam as melhores práticas do Gerenciamento de Projetos para desenvolver processos inovadores, planejar, organizar e controlar iniciativas estratégicas, monitorar desempenho de empreendimentos, analisar divergências significantes e prever seus impactos nos projeto e na organização.

A aplicação dos princípios de Gerenciamento de Projetos permite que os executivos seniores destas empresas:

• Estabeleçam medidas do sucesso;
• Mantenham o foco no cliente;
• Quantifiquem o valor agregado correspondente aos custos;
• Aperfeiçoem o uso dos recursos da organização;
• Incorporem princípios de qualidade;
• Coloquem planos estratégicos em marcha;
• Assegurem a atualização da empresa às demandas do mercado.

Espero que tenham gostado desta postagem e não deixem de assinar meu blog para acompanhar o restante dos materiais que vou disponibilizar. Abraço à todos!