O que são os Sistemas ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema integrado, utilizado para fazer o planejamento de recursos da empresa, ou seja, ele integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Possibilitando assim uma automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

Os ERP é constituído de diversos módulos, que suportam todas as áreas de uma empresa. Por se tratar de sistema genérico, independe do fato de a empresa que vai adotá-lo ser de manufatura ou prestadora de serviços. A abrangência do sistema é limitada pela empresa, podendo estar ligada a vários motivos, como: custo de implantação dos módulos, possibilidade de integração de sistemas menores ao ERP, entre outros.

Podemos citar como vantagens do uso do ERP: eliminar o uso de interfaces manuais, reduz custos, otimiza o fluxo da informação e a confiabilidade da mesma dentro da organização (eficiência), otimiza o processo de tomada de decisão, elimina a redundância de atividades, reduz os tempos de resposta, reduz as incertezas.

Este sistema também possui pontos fracos que devem receber uma certa atenção, a utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada, altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício, dependência do fornecedor do pacote, adoção de best practices(melhores praticas) aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento, torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real (online), ocasionando maior trabalho; Excesso de controle sobre as pessoas, o que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação por parte dos funcionários.

Características dos sistemas ERP

Conceitos como funcionalidade, módulos, parametrização, configuração, customização, localização e atualização de versões são também significantes e importantes, quando o assunto é sistema ERP.

• Funcionalidade: diz respeito as suas funções embutidas, suas características e suas diferentes possibilidades de uso.
• Módulos: são os menores conjuntos de funções que podem ser adquiridos e implementados, separadamente.
• Parametrização: significa o processos de adequação da funcionalidade de um sistema ERP a uma determinada empresa através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados no próprio sistema.
• Configuração: é representada pelo conjunto total de parâmetros do sistema após a sua definição, englobando o conjunto das opções de funcionamento das diferentes funções de um sistema ERP.
• Customização: corresponde à modificação de um sistema ERP para adequá-lo as situações empresariais especificas.
• Localização: corresponde à adaptação do sistema desenvolvidos em determinado país para utilização em outro, a fim de adequá-lo às leis e procedimentos comerciais locais, como leis, moeda, idioma.
• Atualização de versões(upgrade): compreende o processo por meio do qual o fornecedor do software disponibiliza aumentos de funcionalidade do sistema, correção de bugs, e otimização do sistema.

Historia do sistema ERP

Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregados a diversas funções como: a programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning – Planejamento de Recursos de Manufatura).

Com o objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo, foram criados os módulos de Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP.

Implementação do ERP

Cada empresa e uma empresa é necessário analisar as necessidades e expectativas individuais a fim de prover um sistema ideal para determinada companhia, a implantação de um ERP é tida por vários autores como uma etapa crítica e demorada, pois é um sistema abrangente, complexo e que deve refletir a realidade da empresa. Pela complexidade e modificações no funcionamento e na estrutura da empresa decorrentes do ERP, ele não deve ser encarado como um projeto de implantação de sistema de informação, mas como um projeto de mudança organizacional, Por esse motivo, a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades desses sistemas. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização.

A primeira fase, conceive (planejamento), constitui-se da concepção da etapa de implementação. Foi feito o levantamento dos processos das áreas que usariam o sistema SAP (esse procedimento é conhecido como “AS-IS”)ou outro dependendo da empresa, buscando uma visão de alto nível dos processos de negócio. Após esse levantamento, elaborou-se um desenho do modelo de processos futuros (“TO-BE”), que viria a direcionar a configuração do novo sistema. Além disso, foram executados nessa fase, o levantamento de GAPs (desvio existente entre a demanda do negócio e a oferta da tecnologia) e as necessidades de interface, isto é, programas que permitem a interconexão automática entre sistemas.

Design & build(Construção) foi a fase de construção do novo sistema. Para isso, foram executadas a parametrização do sistema e especificação dos programas de carga do banco de dados (migração dos dados do antigo sistema para o novo) e de interface com outros sistemas.

Por último, tem-se o develop(desenvolvimento), fase final da etapa de desenvolvimento, onde há preocupação com o treinamento de usuários e gestores e é colocada à disposição suporte e auxílio. Nesse caso, foram feitos os testes do sistema, a preparação da documentação e o treinamento dos usuários finais.

Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa (onde ele passa a ser apenas um caro sistema de contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. O importante é não foca-se no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.

Os problemas mais comuns

Falta de apoio da alta gerência, problemas no gerenciamento de mudança e treinamento insuficiente são as maiores dificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvem adotar uma solução de ERP. O processo de implantação de um software é algo que sempre causa um impacto na cultura da empresa, provoca mudanças na organização, no modelo de gestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e, principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERP esperando que apenas o software vá resolver os problemas da empresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outros fatores. Para adoção de um ERP são necessários três pilares inovadores – o software, uma nova tecnologia que vai mexer com a arquitetura de informações da empresa; os processos de negócios; e o treinamento dos usuários.

Podemos citas uma serie de fatores que fazem sistemas de ERP fracassarem.

• Falta de uma camada de gerenciamento de projetos: no mínimo, as empresas precisam conhecer as melhores práticas de gerenciamento descritas no PMBOK.
• Falha no planejamento do projeto: essa talvez seja a fase mais crítica de um projeto, as empresas não pode ter preguiça de escrever, fazer diagramas, relatórios, etc.
• Processos críticos de negócios mal definidos: quase uma consequência do mau planejamento. Fatalmente, caso isso aconteça, a empresa terá de fazer mudanças no sistema depois de estar pronto.
• Falha em detalhar os processos nas pontas: caso a empresa não conheça exatamente a rotina das pessoas que vão, de fato, utilizar o sistema, fatalmente fará algo inútil ou complicado demais.
• Falta de envolvimento do pessoal das pontas: Um exemplo explicara: se determinada empresa, após implementar um novo ERP, começou a ter problemas com a qualidade dos dados. Após meses de investigação, descobriu que os operadores de empilhadeira, responsáveis pela coleta dos dados nos armazéns da companhia, não conseguiam digitar corretamente nos computadores de mão por usarem luvas. Este pequeno detalhe acabava comprometendo todo o processo.
• Falha em preparar o sistema para aguentar os picos de utilização: nenhum sistema é utilizado com a mesma frequência o tempo inteiro. É preciso saber o quanto ele aguenta e quanto terá de aguentar, quando for exigido em carga máxima.
• Evangelizar os patrocinadores do projeto: tudo tem de estar escrito. “Se não está explicitamente indicado, está implicitamente excluído”. Todos os envolvidos no projeto precisam ter consciência do que está no papel e saber que é isso que será realizado.
• Iniciar a implantação antes de definir o escopo: nada acontece antes que o cronograma e os recursos estejam bem definidos e formalmente aprovados.
• Estouro do escopo: estratégias e cenários econômicos mudam, mas não é possível modificar o projeto a cada novidade de mercado, é fundamental ter um sistema bem definido de gerenciamento de mudanças.
• Grandes modificações de software padrão: um sistema SAP, faz muita coisa, antes de modificar o software, certifique-se, realmente, que isso é necessário.
• Falhas de testes: de 20% a 40% do tempo total de projeto deve estar reservado para os testes, eles só são válidos se forem devidamente documentados.
• Falta de treinamento: é um erro reduzir o custo do projeto cortando o treinamento. É necessário ter um plano de treinamento, que serve, também, para avaliar o conhecimento dos usuários.
• Falhas ao carregar os dados no sistema: um sistema ERP gera mudanças culturais na empresa. Muitas vezes, os funcionários estão acostumados a usar diversos sistemas legados(antigos), cada um referente a uma determinada época. Por isso é preciso definir o alcance do novo sistema, falta de dados também é um problema. Se um usuário diz que precisa trabalhar com determinada informação, não significa, necessariamente, que ela exista.
• Falha no “cut over”: a data de inauguração do novo sistema, e desligamento de antigo, deve estar definida e o processo planejado, é impossível fazer isso sem causar impacto, este plano tem de ser discutido já na fase de planejamento do projeto.
• Falhas após o “go live”: depois de estar tudo funcionando, não é difícil se deparar com um time de suporte mal dimensionado, outros problemas são: a falta de documentação e falhas no entendimento das responsabilidades dos envolvidos.
• Deixar os testes para depois do “go live”: testes devem ser feitos durante a fase de testes, muitas empresas efetuam testes curtos demais ou que não abrangem todas as camadas do novo sistema.

Principais Softwares de ERP.

Os maiores fornecedores de sistemas ERP são: SAP, Oracle, Infor, Lawson Software, Microsoft, Unit 4,Agresso, BAAN, DATASUL. Além dos softwares livres como o Compiere, ERP5, Openbravo, OpenERP.

Fonte: Blog 0FX66