Diego Macêdo

Gerenciamento das Comunicações do Projeto (PMBoK 5ª ed.)

Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada.

Este capítulo possui apenas 3 processos:

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento
10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações 10.2 Gerenciar as comunicações 10.3 Controlar as comunicações

Visão geral da área

10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações — O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.

10.2 Gerenciar as Comunicações — O  processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

10.3 Controlar as Comunicações — O processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.

Considerações

O gerente de projetos passa 90% do tempo do projeto realizando alguma atividade que usa suas habilidades de comunicação.

As comunicações são preocupações de todos, pois se não existe uma boa comunicação, é possível que haverá problemas, brigas ou ineficiência nas relações com as partes interessadas. Se ela não flui da melhor forma possível, haverá dúvidas e isso é um risco ao projeto.

A ideia principal deste capítulo é:

Processos

Os processos deste capítulo interagem entre si e os de outras áreas de conhecimento.

10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações

É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.

Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a informação)? Como? Quando? Onde? Qual?

Em ferramentas & técnicas encontra-se a “Análise de requisitos das comunicações”, que envolve determinar as partes interessadas que precisam receber comunicações do projeto, que comunicações precisam receber, como (formato) e com que frequência. Nesta análise entram:

Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:

  1. Comunicação EFICAZ – Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
  2. Comunicação EFICIENTE – Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas.

Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações.

Entradas

Ferramentas & Técnicas

Saídas

Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre os seguintes fatores:

  1. Não verbal = 55% de toda a comunicação é não verbal (gestos, postura, expressões faciais)
  2. Paralingual = tom, volume e velocidade da voz também ajudam a transmitir a mensagem.

Quanto a (in)formalidade, temos:

  1. Formal escrita = Não é usada tão frequentemente, mas é essencial para documentos usados no projeto. O plano do projeto é um documento formal escrito.
  2. Informal escrita = É usada frequentemente dentro do projeto para transmitir informações e comunicados entre os membros da equipe.
  3. Verbal formal = Usada para relações públicas, eventos especiais, anúncios corporativos, vendas.
  4. Verbal informal = É usada para comunicar uma informação de forma rápida e eficiente.

Quanto aos métodos de comunicação:

  1. Comunicação interativa = quando há troca multidirecional de informações.
  2. Comunicação ativa (push) = a informação é enviada para usuários específicos.
  3. Comunicação passiva (pull) = usada para grande volumes de informação ou quando há um grande público.

10.2 Gerenciar as comunicações

É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

Exemplos de informações:

Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto.

Entradas

Ferramentas & Técnicas

Saídas

10.3 Controlar as comunicações

É o processo de monitoramento e controle das comunicações durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam atendidas.

Entradas

Ferramentas & Técnicas

Saídas