Processo gerenciamento financeiro

As áreas de TI começam a dirigir as suas atividades sob a orientação do negócio. Desta mesma forma, o gerenciamento dos ativos de TI precisa estar alinhado a este enfoque. É preciso existir uma aderência dos investimentos e custos de TI com o valor que podem agregar ao negócio.

Segundo Magalhães e Pinheiro (2008), a partir deste enfoque o sucesso das atividades de uma área de TI passa a ser avaliado pela contribuição que os gastos e investimentos realizados podem oferecer a uma organização. Este alinhamento significa desenvolver habilidade para levar a efeito estudos de viabilidade e práticas de gerenciamento de custos.

Com os negócios e a sociedade cada vez mais dependentes dos serviços de TI, a oferta desses serviços tende a crescer muito e este crescimento faz com que o orçamento de TI também aumente. Para que esses custos não fujam do controle, é fundamental uma abordagem e uma preocupação com a gestão financeira da função de TI e de seus serviços dentro de qualquer organização.

A oferta de serviços de TI aos usuários com um preço razoável depende de três fatores: qualidade, custo e necessidades do cliente.

Custo e qualidade são quase sempre conflitantes, uma vez que a melhoria da qualidade normalmente reflete no aumento dos custos, ao passo que a redução dos custos pode afetar na qualidade de um serviço.

O desafio está no equilíbrio desses dois fatores, a redução dos custos sem a perda da qualidade na oferta de um serviço de TI e este equilíbrio pode ser alcançado quando nos concentramos nas verdadeiras necessidades dos clientes.

A consciência dos custos de oferta de um serviço de TI associada ao processo de gestão financeira apropriada e realista colocam a oferta dos serviços de TI em uma base sólida para o negócio.

Segundo o OGC (2006), os clientes se tornarão mais conscientes dos custos e sentirão que estão lhe cobrando um preço razoável e assim tenderão a desperdiçar menos os serviços de TI.

O processo de gerenciamento financeiro é responsável pela administração dos recursos financeiros que são colocados à disposição de uma área de TI para o desenho, oferta e suporte dos serviços de TI que serão disponibilizados para o atendimento das necessidades de negócio.

Esse processo pode ser dividido em dois subprocessos: a elaboração do orçamento e análise de custos. A elaboração do orçamento é responsável por estimar e controlar o gasto de dinheiro dentro da área de TI (custos e investimentos), consistindo em um ciclo periódico, semestral ou anual dependendo da prática da empresa.

A análise de custos é responsável pela análise dos custos dos serviços de TI, a identificação dos custos efetivos de cada serviço de TI. Custos são medidas monetárias dos gastos financeiros de uma organização com o objetivo de por o seu produto ou serviço pronto para ser comercializado.

Existem algumas empresas que adotam um terceiro subprocesso, que é o de cobrança, responsável pelo faturamento e cobrança dos custos de TI de seus usuários.

O gerenciamento financeiro tem como objetivos:

a. prover qualificação em termos financeiros, tanto para o negócio quanto para TI, sobre o valor dos serviços e ativos de TI, assim como a previsão dos custos operacionais;

b. apoiar a identificação, documentação e acordo sobre o valor dos serviços e fundamentar a analise de demandas do serviço e de seu gerenciamento;

c. desenvolver, monitorar e apresentar o orçamento de TI, podendo, se necessário, resgatar os custos envolvidos no fornecimento dos serviços de TI.

Para melhor entendimento sobre o gerenciamento financeiro, você irá acompanhar na sequência alguns conceitos fundamentais.

Valoração do serviço

A valoração traduz a utilidade e garantia de um serviço em um valor monetário para o cálculo do valor do serviço. Envolve a quantificação dos recursos financeiros necessários para a entrega de serviços de TI e a precificação desses serviços.

Custo total de utilização

O custo total de utilização, conhecido como TCU (cost of utilization), é uma metodologia que avalia o custo total de um serviço de TI para o seu cliente durante todo o ciclo de vida de um serviço. Pode ser utilizado para fazer a comparação com o custo total de propriedade de um ativo de TI.

Custo total de propriedade

O custo total de propriedade, conhecido como TCO (cost of ownership), é também uma metodologia que consiste em avaliar o custo total de um ativo de TI durante todo o ciclo de vida de um ativo. Isto envolve os custos de aquisição, manutenção e gerenciamento de um ativo.

Categoria de custos

Para que seja feito um controle eficiente, é necessário o entendimento da natureza dos custos, que podem ser categorizados de várias formas.

Podem ser divididos em custos diretos e indiretos:

• Custo direto (direct cost) – é o custo que está relacionado exclusivamente a um determinado serviço de TI, ou seja, pode ser identificado e apropriado diretamente a um serviço. Por exemplo, contratação de um link de internet para o serviço de provimento de acesso à internet. Este custo direto pode ser mensurado de forma bem objetiva.

• Custo indireto (indirect cost) – é o custo que não se associa exclusivamente a um determinado serviço de TI, ou seja, é o custo que não pode ser apropriado diretamente a um determinado serviço de TI. Exemplo, custos de instalação (mesa, cadeira), serviços de suporte (gerenciamento da rede) e custos administrativos. Uma maneira para a cobrança desses custos indiretos é rateá-los entre os todos os serviços de TI.

Os custos também podem ser divididos em custos de fixos e variáveis:

• Custo fixo (fixed cost) – é aquele que não sofre alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção, independe do volume de produção, inclui os investimentos em hardware, software e instalações. Também é conhecido como custo de estrutura. O custo fixo continua mesmo se o volume de produção for reduzido ou interrompido.

• Custo variável (variable cost) – é o custo que varia proporcionalmente de acordo com o nível de produção, depende do volume de produção. Este custo liga-se aos serviços fornecidos e, com o aumento da produção, o custo também se eleva.

Outra distinção é entre custo de capital e custo operacional:

• Custo de capital – o custo de capital é o montante de dinheiro despendido na aquisição de bens de capital, refere-se à compra de ativos para uso em longo prazo dentro de uma empresa. É, portanto, o montante de investimentos realizados em equipamentos e instalações de forma a manter a produção de um serviço. Estes custos se depreciam ao longo do tempo; desta forma, equivale à depreciação e não ao preço de compra (OGC, 2006).

• Custo operacional – é o custo relacionado à operação de um serviço, despesas diárias não ligadas a recursos de produção tangíveis. Refere- se ao custo associado para a manutenção de equipamento e software necessários para a operação de um serviço. Inclui os contratos de manutenção de software e hardware, licenças, etc. (OGC, 2006).

Em suma, para melhor entendimento, a aquisição de um equipamento é custo de capital enquanto sua manutenção é o custo operacional.

Tipos de custo

Após a definição da estrutura contábil, podemmos determinar os tipos de custo para o lançamento desses itens nas contas contábeis. A quantidade de tipos depende do tamanho da organização.

Os tipos de custo podem ser divididos em:

Unidade de custo de equipamento (UCE) – refere-se ao custo de todo o hardware de TI, como, por exemplo:

  • Servidores
  • Unidades de armazenamento
  • Equipamentos de rede
  • Desktops
  • Mainframes, etc.

Unidade de custos de software (UCS) – integra os custos diretos e indiretos para o funcionamento de um software, como, por exemplo:

  • Sistema operacional
  • Sistema gerenciador de banco de dados
  • Software de sistema
  • Software de processamento de transação
  • Aplicações, etc.

Unidade de custo de organização (UCO) – compõe-se dos custos diretos e indiretos com pessoal, que podem ser fixos ou variáveis.

  • Salários
  • Treinamentos
  • Viagens

Unidade de custo de acomodação (UCA) – abrange todos os custos diretos e indiretos com acomodações, como, por exemplo:

  • Data center
  • Escritórios
  • Sala de treinamento, etc.

Unidade de custo de transferência (UCT) – é composta por todos os custos associados a bens e serviços fornecidos por outros departamentos da empresa, como, por exemplo:

  • Contabilidade
  • Cobranças internas entre departamentos
  • Manutenção predial, etc.

Contabilidade de custos (CC) – controla todos os custos associados ao próprio gerenciamento financeiro dos serviços de TI.

Contabilidade

A contabilidade é o monitoramento do modo que uma organização de TI gasta o seu dinheiro. A contabilidade de TI identifica, registra e acompanha os gastos operacionais e de capital relacionados aos serviços de TI.

É fundamental identificar e mensurar custos dos serviços, dos clientes e das atividades realizadas dentro da área de TI. Uma contabilidade orientada a serviço resulta em maior detalhamento e compreensão da entrega e do consumo dos serviços, assim como a geração de dados e informações mais confiáveis para o planejamento de TI.

Atividades do processo

O processo de gerenciamento financeiro divide-se, basicamente, em seis atividades:

• Valoração do serviço (service valuation) – esta atividade é a tradução da utilidade e garantia de um serviço de TI em um valor monetário para o cálculo do valor.

• Modelagem da demanda (demand modeling) – avalia o custo total de utilização dos serviços de TI, também conhecido como TCU (total cost of utilization) e a variação futura destes custos conforme a demanda.

• Planejamento (planning) baseado em dados históricos e estimativos.

• Análise de investimentos em serviços – consiste em fornecer modelos analíticos e padronizados para avaliar o valor, benefícios e resultados de investimentos em serviços.

• Análise de alternativas de financiamento dos serviços – análise dos modelos mais tradicionais para financiar os serviços de TI.

• Contabilidade – consiste na identificação, registro e acompanhamento dos gastos operacionais e de capital relacionados aos serviços de TI.

Nesta leitura você identificou que o objetivo do processo de gerenciamento financeiro prove a qualificação em termos financeiros ao negócio e TI, sobre o valor dos serviços e ativos de TI, assim como a previsão dos custos operacionais. Apoio na identificação, documentação e acordo sobre o valor dos serviços recebidos e habilitação da modelagem de demandas do serviço e seu gerenciamento.

Referências

OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE (OGC). Introdução ao ITIL. Norwich: OGC, 2006.

MAGALHÃES, I. L.; PINHEIRO, W.B. Gerenciamento dos serviços de TI na prática: uma abordagem com base na ITIL. São Paulo: Novatec, 2007.

Autor: Rodrigo Santana

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Certificações que possuo: CompTIA Security+, EXIN EHF, MCSO, MCRM, ITIL v3. Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão e Governança de TI, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense.

2 Responses to “Processo gerenciamento financeiro”

  1. Patricia disse:

    Olá, estou iniciando em uma área de TI para fazer o gerenciamento dos custos. Confesso que estou totalmente perdida, porque a minha atuação sempre foi controladoria, e TI acaba sendo uma área com muitos serviços carregados de siglas e softwares. Gostaria de saber se você tem alguma planilha para disponibilizar sobre orçamentos, controles de custos… que possam me auxiliar nesse início. Muito grata pela atenção. Parabéns por esse texto!

    • Diego Macêdo disse:

      Acredito que seu maior problema seja essa sopa de letrinhas da TI. Acredito que se você montar um tipo de glossário, de acordo com o que for surgindo para você, possa resolver e esclarecer melhor suas dúvidas. Não tenho material do tipo, pois é muito individual.

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