Processo gerenciamento financeiro

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As áreas de TI começam a dirigir as suas atividades sob a orientação do negócio. Desta mesma forma, o gerenciamento dos ativos de TI precisa estar alinhado a este enfoque. É preciso existir uma aderência dos investimentos e custos de TI com o valor que podem agregar ao negócio.

Segundo Magalhães e Pinheiro (2008), a partir deste enfoque o sucesso das atividades de uma área de TI passa a ser avaliado pela contribuição que os gastos e investimentos realizados podem oferecer a uma organização. Este alinhamento significa desenvolver habilidade para levar a efeito estudos de viabilidade e práticas de gerenciamento de custos.

Com os negócios e a sociedade cada vez mais dependentes dos serviços de TI, a oferta desses serviços tende a crescer muito e este crescimento faz com que o orçamento de TI também aumente. Para que esses custos não fujam do controle, é fundamental uma abordagem e uma preocupação com a gestão financeira da função de TI e de seus serviços dentro de qualquer organização.

A oferta de serviços de TI aos usuários com um preço razoável depende de três fatores: qualidade, custo e necessidades do cliente.

Custo e qualidade são quase sempre conflitantes, uma vez que a melhoria da qualidade normalmente reflete no aumento dos custos, ao passo que a redução dos custos pode afetar na qualidade de um serviço.

O desafio está no equilíbrio desses dois fatores, a redução dos custos sem a perda da qualidade na oferta de um serviço de TI e este equilíbrio pode ser alcançado quando nos concentramos nas verdadeiras necessidades dos clientes.

A consciência dos custos de oferta de um serviço de TI associada ao processo de gestão financeira apropriada e realista colocam a oferta dos serviços de TI em uma base sólida para o negócio.

Segundo o OGC (2006), os clientes se tornarão mais conscientes dos custos e sentirão que estão lhe cobrando um preço razoável e assim tenderão a desperdiçar menos os serviços de TI.

O processo de gerenciamento financeiro é responsável pela administração dos recursos financeiros que são colocados à disposição de uma área de TI para o desenho, oferta e suporte dos serviços de TI que serão disponibilizados para o atendimento das necessidades de negócio.

Esse processo pode ser dividido em dois subprocessos: a elaboração do orçamento e análise de custos. A elaboração do orçamento é responsável por estimar e controlar o gasto de dinheiro dentro da área de TI (custos e investimentos), consistindo em um ciclo periódico, semestral ou anual dependendo da prática da empresa.

A análise de custos é responsável pela análise dos custos dos serviços de TI, a identificação dos custos efetivos de cada serviço de TI. Custos são medidas monetárias dos gastos financeiros de uma organização com o objetivo de por o seu produto ou serviço pronto para ser comercializado.

Existem algumas empresas que adotam um terceiro subprocesso, que é o de cobrança, responsável pelo faturamento e cobrança dos custos de TI de seus usuários.

O gerenciamento financeiro tem como objetivos:

a. prover qualificação em termos financeiros, tanto para o negócio quanto para TI, sobre o valor dos serviços e ativos de TI, assim como a previsão dos custos operacionais;

b. apoiar a identificação, documentação e acordo sobre o valor dos serviços e fundamentar a analise de demandas do serviço e de seu gerenciamento;

c. desenvolver, monitorar e apresentar o orçamento de TI, podendo, se necessário, resgatar os custos envolvidos no fornecimento dos serviços de TI.

Para melhor entendimento sobre o gerenciamento financeiro, você irá acompanhar na sequência alguns conceitos fundamentais.

Valoração do serviço

A valoração traduz a utilidade e garantia de um serviço em um valor monetário para o cálculo do valor do serviço. Envolve a quantificação dos recursos financeiros necessários para a entrega de serviços de TI e a precificação desses serviços.

Custo total de utilização

O custo total de utilização, conhecido como TCU (cost of utilization), é uma metodologia que avalia o custo total de um serviço de TI para o seu cliente durante todo o ciclo de vida de um serviço. Pode ser utilizado para fazer a comparação com o custo total de propriedade de um ativo de TI.

Custo total de propriedade

O custo total de propriedade, conhecido como TCO (cost of ownership), é também uma metodologia que consiste em avaliar o custo total de um ativo de TI durante todo o ciclo de vida de um ativo. Isto envolve os custos de aquisição, manutenção e gerenciamento de um ativo.

Categoria de custos

Para que seja feito um controle eficiente, é necessário o entendimento da natureza dos custos, que podem ser categorizados de várias formas.

Podem ser divididos em custos diretos e indiretos:

• Custo direto (direct cost) – é o custo que está relacionado exclusivamente a um determinado serviço de TI, ou seja, pode ser identificado e apropriado diretamente a um serviço. Por exemplo, contratação de um link de internet para o serviço de provimento de acesso à internet. Este custo direto pode ser mensurado de forma bem objetiva.

• Custo indireto (indirect cost) – é o custo que não se associa exclusivamente a um determinado serviço de TI, ou seja, é o custo que não pode ser apropriado diretamente a um determinado serviço de TI. Exemplo, custos de instalação (mesa, cadeira), serviços de suporte (gerenciamento da rede) e custos administrativos. Uma maneira para a cobrança desses custos indiretos é rateá-los entre os todos os serviços de TI.

Os custos também podem ser divididos em custos de fixos e variáveis:

• Custo fixo (fixed cost) – é aquele que não sofre alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção, independe do volume de produção, inclui os investimentos em hardware, software e instalações. Também é conhecido como custo de estrutura. O custo fixo continua mesmo se o volume de produção for reduzido ou interrompido.

• Custo variável (variable cost) – é o custo que varia proporcionalmente de acordo com o nível de produção, depende do volume de produção. Este custo liga-se aos serviços fornecidos e, com o aumento da produção, o custo também se eleva.

Outra distinção é entre custo de capital e custo operacional:

• Custo de capital – o custo de capital é o montante de dinheiro despendido na aquisição de bens de capital, refere-se à compra de ativos para uso em longo prazo dentro de uma empresa. É, portanto, o montante de investimentos realizados em equipamentos e instalações de forma a manter a produção de um serviço. Estes custos se depreciam ao longo do tempo; desta forma, equivale à depreciação e não ao preço de compra (OGC, 2006).

• Custo operacional – é o custo relacionado à operação de um serviço, despesas diárias não ligadas a recursos de produção tangíveis. Refere- se ao custo associado para a manutenção de equipamento e software necessários para a operação de um serviço. Inclui os contratos de manutenção de software e hardware, licenças, etc. (OGC, 2006).

Em suma, para melhor entendimento, a aquisição de um equipamento é custo de capital enquanto sua manutenção é o custo operacional.

Tipos de custo

Após a definição da estrutura contábil, podemmos determinar os tipos de custo para o lançamento desses itens nas contas contábeis. A quantidade de tipos depende do tamanho da organização.

Os tipos de custo podem ser divididos em:

Unidade de custo de equipamento (UCE) – refere-se ao custo de todo o hardware de TI, como, por exemplo:

  • Servidores
  • Unidades de armazenamento
  • Equipamentos de rede
  • Desktops
  • Mainframes, etc.

Unidade de custos de software (UCS) – integra os custos diretos e indiretos para o funcionamento de um software, como, por exemplo:

  • Sistema operacional
  • Sistema gerenciador de banco de dados
  • Software de sistema
  • Software de processamento de transação
  • Aplicações, etc.

Unidade de custo de organização (UCO) – compõe-se dos custos diretos e indiretos com pessoal, que podem ser fixos ou variáveis.

  • Salários
  • Treinamentos
  • Viagens

Unidade de custo de acomodação (UCA) – abrange todos os custos diretos e indiretos com acomodações, como, por exemplo:

  • Data center
  • Escritórios
  • Sala de treinamento, etc.

Unidade de custo de transferência (UCT) – é composta por todos os custos associados a bens e serviços fornecidos por outros departamentos da empresa, como, por exemplo:

  • Contabilidade
  • Cobranças internas entre departamentos
  • Manutenção predial, etc.

Contabilidade de custos (CC) – controla todos os custos associados ao próprio gerenciamento financeiro dos serviços de TI.

Contabilidade

A contabilidade é o monitoramento do modo que uma organização de TI gasta o seu dinheiro. A contabilidade de TI identifica, registra e acompanha os gastos operacionais e de capital relacionados aos serviços de TI.

É fundamental identificar e mensurar custos dos serviços, dos clientes e das atividades realizadas dentro da área de TI. Uma contabilidade orientada a serviço resulta em maior detalhamento e compreensão da entrega e do consumo dos serviços, assim como a geração de dados e informações mais confiáveis para o planejamento de TI.

Atividades do processo

O processo de gerenciamento financeiro divide-se, basicamente, em seis atividades:

• Valoração do serviço (service valuation) – esta atividade é a tradução da utilidade e garantia de um serviço de TI em um valor monetário para o cálculo do valor.

• Modelagem da demanda (demand modeling) – avalia o custo total de utilização dos serviços de TI, também conhecido como TCU (total cost of utilization) e a variação futura destes custos conforme a demanda.

• Planejamento (planning) baseado em dados históricos e estimativos.

• Análise de investimentos em serviços – consiste em fornecer modelos analíticos e padronizados para avaliar o valor, benefícios e resultados de investimentos em serviços.

• Análise de alternativas de financiamento dos serviços – análise dos modelos mais tradicionais para financiar os serviços de TI.

• Contabilidade – consiste na identificação, registro e acompanhamento dos gastos operacionais e de capital relacionados aos serviços de TI.

Nesta leitura você identificou que o objetivo do processo de gerenciamento financeiro prove a qualificação em termos financeiros ao negócio e TI, sobre o valor dos serviços e ativos de TI, assim como a previsão dos custos operacionais. Apoio na identificação, documentação e acordo sobre o valor dos serviços recebidos e habilitação da modelagem de demandas do serviço e seu gerenciamento.

Referências

OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE (OGC). Introdução ao ITIL. Norwich: OGC, 2006.

MAGALHÃES, I. L.; PINHEIRO, W.B. Gerenciamento dos serviços de TI na prática: uma abordagem com base na ITIL. São Paulo: Novatec, 2007.

Autor: Rodrigo Santana

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense. Sempre disposto a receber sugestões de assuntos para criar uma postagem.

2 Responses to “Processo gerenciamento financeiro”

  1. Patricia disse:

    Olá, estou iniciando em uma área de TI para fazer o gerenciamento dos custos. Confesso que estou totalmente perdida, porque a minha atuação sempre foi controladoria, e TI acaba sendo uma área com muitos serviços carregados de siglas e softwares. Gostaria de saber se você tem alguma planilha para disponibilizar sobre orçamentos, controles de custos… que possam me auxiliar nesse início. Muito grata pela atenção. Parabéns por esse texto!

    • Diego Macêdo disse:

      Acredito que seu maior problema seja essa sopa de letrinhas da TI. Acredito que se você montar um tipo de glossário, de acordo com o que for surgindo para você, possa resolver e esclarecer melhor suas dúvidas. Não tenho material do tipo, pois é muito individual.

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