Os 7 erros mais comuns ao usar o e-mail no trabalho

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São Paulo – A linguagem da internet costuma ser abreviada, informal e até simplória. No e-mail de trabalho, no entanto, isso muda de figura. Depois que você aperta a tecla enviar, não há nada mais a ser feito. Se o e-mail corporativo tiver algum deslize – ortográfico, de tratamento, ou mesmo destinatário incorreto – só lhe resta enviar outro, com um pedido de desculpas.

Sandra Oliveira, representante da Dale Carnegie em São Paulo, recomenda que as pessoas tenham em mente que o e-mail corporativo também carrega sua imagem profissional. “O e-mail tem a sua cara”, diz ela. Portanto, acredite, erros mais graves podem colocar em xeque a sua reputação dentro da empresa e prejudicar a sua carreira. Confira quais são as gafes mais comuns cometidas em e-mails de trabalho e saiba como evitá-las.

1 Erros de ortografia

Na pressa, é comum que a pessoa fique mais desatenta e assassine a ortografia. “Muitas pessoas não têm o cuidado de reler o e-mail antes de enviar, por isso recebemos tantas mensagens com erro”, diz Sandra. A dica é investir um tempo na mensagem para não perder a credibilidade. Letras trocadas e erros de digitação e de português vão chamar a atenção de quem recebe e podem ser interpretados como desleixo ou até ignorância.

2 Informalidade x formalidade

Você começa a mensagem com um simples “oi”, ou seja, um tratamento informal, mas ao final, antes de assinar, coloca o tradicional e formal “atenciosamente”. Essa mistura de tratamentos, diz Sandra, não é indicada no ambiente profissional. Decida se a mensagem é formal ou informal e não misture tratamentos. “Se começar a mensagem de maneira mais informal, deve terminá-la informalmente também. O mesmo vale para a mensagem formal”, diz Sandra.

De acordo com ela, clientes e gestores devem ser tratados formalmente, sempre. “As pessoas acabam levando a informalidade da fala para o e-mail e isso é errado”, diz a especialista. Terminar a mensagem com “abraços” só vale para colegas mais próximos, na opinião dela. Beijos também devem ser evitados. “Só entre namorados e amigos”, diz.

3  Expressões temporais

Evite marcar a mensagem com expressões como “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”. Você não tem certeza do momento do dia ou da noite em que o e-mail será lido. ““Nesse caso o ‘bom dia’ é só para quem enviou a mensagem, não para quem recebeu”, diz.

4 Abreviações

Esqueça as abreviações quando estiver redigindo e-mail no trabalho. Nada de “vc” no lugar de “você”, nem “tb” para também. O risco de usar palavras abreviadas é o excesso de informalidade. “É comum as pessoas levarem os vícios dos bate papos virtuais instantâneos e redes sociais para o email de trabalho”, diz Sandra.

Confira a mensagem antes de enviar para ter certeza de não deixar escapar nenhuma abreviação e evitar o excesso de informalidade no e-mail de trabalho.

5 Uso de maiúsculas

Este não chega a ser propriamente um erro, mas pode trazer um certo desconforto. Colocar uma palavra com todas as letras maiúsculas para dar ênfase a ela pode ofender o destinatário. “Quando se faz isso, a pessoa que lê entende como um grito”, explica Sandra.

Por isso, pense bem antes de deixar um texto ou uma palavra com todas as letras maiúsculas. Se a intenção não é “dar uma bronca”, opte por outro marcador para dar mais visibilidade ao trecho ou à palavra.

6 Mensagens desnecessárias

Muitas vezes, o problema não é que a mensagem contenha erros, mas que ela simplesmente não deveria existir. Na opinião de Sandra, a comunicação exagerada por e-mail resulta em problemas com a administração de tempo. “Há pesquisas que indicam que das 8 horas que uma pessoa passa em média no escritório, 5 são dedicadas a escrever e redigir e-mails”, diz ela.

De acordo com a especialista, há uma banalização do uso da ferramenta. “As pessoas até se cumprimentam por e-mail, mandam mensagens para tudo”, diz. Se você deixar para enviar mensagens quando realmente for necessário, vai ganhar tempo para produzir mais, indica Sandra. “Economizaria muito tempo dos profissionais”, diz.

7 Uso pessoal

Usar o e-mail do trabalho para assuntos pessoais é um mau uso da ferramenta, na opinião de Sandra. Embora o Tribunal Superior do Trabalho tenha limitado o poder de fiscalização das empresas a computadores e e-mails corporativos recentemente, mandar mensagens particulares do endereço corporativo não é indicado.

A dica é separar as coisas. “Use o e-mail do trabalho apenas para mensagens profissionais”, diz Sandra. Lembre-se de que dar uso particular para o e-mail do trabalho pode colocar até o seu emprego em risco.

Fonte: Exame

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense. Sempre disposto a receber sugestões de assuntos para criar uma postagem.

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