Gerenciamento das Aquisições do Projeto (PMBoK 5ª ed.)

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Esta é a penúltima área do conhecimento do PMBoK, sendo o capítulo 12 do guia.

O PMBoK diz que esta área inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à sua equipe do projeto. Veja que em um projeto, nem sempre será possível desenvolver seus produtos, ferramentas e serviços, sendo necessária a compra ou aquisição dos mesmos.

Os objetivos desta área são:

  • Aumentar a eficiência em compras/aquisições;
  • Fazer o melhor uso dos recursos internos e externos;
  • Acelerar o cronograma – Podemos utilizá-los para terceirizar um serviço ou comprar algo pronto do que desenvolver internamente no projeto;
  • Gerenciar/melhorar os custos – Procurar a melhor forma de obter um melhor ROI;
  • Reduzir os riscos relacionados, já que são grandes fonte de riscos;

Existem apenas 4 processos nesta área:

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento
12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições 12.2 Conduzir as aquisições 12.3 Controlar as aquisições 12.4 Encerrar as aquisições

Visão geral da área

12.1  Planejar o Gerenciamento das Aquisições — O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

12.2 Conduzir as Aquisições — O processo de obtenção de  respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.

12.3 Controlar as Aquisições — O processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.

12.4 Encerrar as Aquisições — O processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto.

Conceitos básicos

Acordos – Documento para tratar relacionamentos internos (equipes da mesma organização) e externos (contratos com fornecedores externos).

Contrato – É um documento que estabelece um vínculo jurídico entre duas entidades. Representa um acordo mútuo que obriga o fornecedor a oferecer os produtos, serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a fornecer uma contraprestação monetária ou de outro tipo. Convém ser formal e escrita para evitar mal-entendidos. Normalmente o gerente de projetos não tem autoridade para assinar contratos.

Contratação centralizada – Quando uma organização possui um departamento de compras, por exemplo, que fica responsável por fazer todas as compras e contratações de todos os projetos da empresa, sendo o gerente do departamento o responsável por decidir qual irá comprar.

  • Vantagens – É mais econômica; Permite mais fácil controle dos esforços de contratação; Existe maior grau de especialização em aquisições; Possibilidade de carreira para o profissional da área de contratação; Podem ser aplicados procedimentos padronizados para todas as ordens de compras, permitindo aumento de eficiência;
  • Desvantagens – O departamento de contratação pode ser um gargalo; Menor atenção às necessidades individuais dos projetos.

Contratação descentralizada – Quando em cada projeto, tem uma pessoa especializada para realizar o processo de compras, sendo o gerente de projetos como responsável pela decisão final do que comprar.

  • Vantagens – O gerente de projetos tem mais controle/autoridade sobre o processo de compras; O pessoal de contratação fica mais familiarizado com os requisitos do projeto por fazerem parte da equipe do projeto; Existe mais flexibilidade para atender prontamente às necessidades do projeto;
  • Desvantagens – Duplicação dos esforços de contratação entre os projetos e consequentemente aumento de custos; Falta de processos padronizados entre projetos; Dificuldade de manter um alto nível de especialização em aquisições na organização.

Comprador (buyer) – É a entidade ou parte que está adquirindo (comprando) um produto, serviço ou resultado. Pode ser chamado de cliente, contratante principal, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

Fornecedor (seller) – É a organização ou parte que está fornecendo ou entregando os bens ou serviços ao comprador. É tido como externo à organização executora do projeto. Pode ser chamado de contratado, subcontratado, vendedor, prestador de serviços.

Gerenciamento dos pacotes terceirizados – Quando uma parte do projeto do comprador é terceirizada, esta pode ser tratada como um subprojeto no plano de gerenciamento do projeto do comprador enquanto o fornecedor (ou subcontratado) irá desenvolver um plano de gerenciamento do projeto detalhado para lidar com o trabalho que foi contratado.

Contratos unilaterais – Somente uma parte é o credor, sendo a outra o devedor. Não há negociação. Normalmente aplica-se para a compra de produtos commodities ou padrão. Um pedido de compras, por exemplo.

Contratos bilaterais – É resultado de uma negociação (acordo mútuo). Cada parte tem obrigações. Há a assinatura de cada parte.

Contratos sem concorrência – Quando o comprador fechar um contrato com uma única fonte sem concorrência. Aplica-se geralmente quando: Não existem outros fornecedores no mercado para aquele produto ou serviço; Existe urgência para contratação; Há um interesse do comprador em beneficiar determinado fornecedor.

Tipos de Contratos

Preço fixo Custo reembolsável Tempo e material
  • O risco de aumento do custo é do fornecedor
  • Requer que o escopo seja claro, completamente definido e estável;
  • O fornecedor normalmente inclui uma reserva de contingência.
  • O risco de aumento do custo é do comprador;
  • Usado quando o escopo está em evolução, é incerto ou instável;
  • Requer que o comprador esteja mais envolvido.
  • É um tipo híbrido de contrato com custo reembolsável e com preço fixo;
  • Inclui aspectos dos dois tipos.

Preço Fixo Garantido (PFG) – O preço das mercadorias/serviços é definido no início e não está sujeito a alterações a menos que o escopo do trabalho seja modificado. Exemplo: Para se construir uma casa, o fornecedor do material de construção fixou um valor de R$ 60.000,00 durante toda a construção da casa, assim como a entrega do material. Independente dos custos para o fornecedor aumentar, o comprador não será afetado por esta variação de custos.

Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (PFRI) – O fornecedor fixa um valor para entregar o produto ou serviço e ainda o comprador concorda em pagar um bônus (incentivo) se o fornecedor conseguir atender a certas metas de custos, prazo ou qualidade. Exemplo: A cada mês que o fornecedor conseguir antecipar a sua entrega ele ganhará 5% sobre o valor total do contrato, do mesmo jeito que ele atrasar poderá ser um desconto do valor fixo com o mesmo percentual.

PFRI com Ponto de Premissa Total (PPT) – Serve para compartilhar os riscos de aumento de custos entre as partes, sendo este aplicado em particular aos contratos PFRI. É o ponto de custos no contrato no qual o fornecedor assume todos os custos excedidos. Exemplo:

  • Uma empresa X contrata outra Y para realizar a construção de um edifício por um valor de R$ 800.000,00;
  • A empresa X opta pelo contrato PFRI e determina um teto de preço para se proteger de excessos de custos;
  • Neste contrato elaborado é estabelecido um custo alvo de R$ 700.000,00 e um preço alvo de R$ 800.000,00 e um teto de preço de R $1.000.000,00;
  • Acima do custo alvo, cada real a mais gasto será compartilhado a uma taxa de 70/30. Isto significa que a empresa X (cliente) irá pagar R$ 0,70 enquanto o fornecedor Y irá pagar R$ 0,30 por cada real gasto a mais que o previsto.

Calculamos com a seguinte fórmula: PPT = Custo Alvo + [(Teto de preço – Preço Alvo) / Taxa de divisão do comprador]

No exemplo, teremos o seguinte resultado: PPT = 700.000 + [(1.000.00 – 800.000)/0.70] = R$ 985.714,28

Neste caso, quando o projeto atingir esse custo de R$ 985.714,28 o fornecedor assumirá todos os demais custos excedentes. Até o PPT, o comprador pagará 70% do excesso de custos.

Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PFAEP) – É um contrato com preço fixo com uma provisão para ajuste se existir uma mudança significativa no custo da mão de obra ou de materiais. Normalmente é utilizado para contratos de longo prazo, de muitos anos. Utilizam-se de ajustes feitos para mais ou para menos através de índices que forem acordados no contrato (IGP-M, INPC, IPCA, INCC, CUB, etc).

Exemplo: Um contrato com valor de R$ 250.000,00 anual que terá um prazo de 5 anos. Se por um acaso houver um aumento na inflação que afeta diretamente a compra de matéria-prima, o valor será reajustado de acordo com esse índice.

Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF) – O fornecedor é reembolsado por todos os custos permitidos para realizar o trabalho do contrato e recebe o pagamento de uma remuneração fixa calculada como um percentual dos custos iniciais estimados para o projeto. É pago somente ao trabalho realizado, não importando o desempenho. O risco é total do comprador. Este tipo de contrato é mais utilizado em projetos de pesquisa e desenvolvimento, não se sabe detalhes do escopo do projeto, pois ele é desenvolvido durante o projeto, onde o esforço requerido permanece incerto até que o projeto esteja em andamento.

Exemplo: Supondo que nas estimativas iniciais seja de R$ 50.000,00 com uma remuneração fixa de R$ 5.000,00. Logo o valor do contrato é de R$ 55.000,00.

Após a realização do trabalho, o custo real do fornecedor foi de R$ 60.000,00 e a remuneração permanece com o valor de R$ 5.000,00,  sendo um valor total a ser pago ao fornecedor de R$ 65.000,00.

Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI) – O fornecedor é reembolsado por todos os custos permitidos para a realização do trabalho e recebe uma remuneração de incentivo predeterminada se alcançar certos objetivos de desempenho estabelecidos no contrato.

Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC) – O fornecedor é reembolsado por todos os custos legítimos, mas a maior parte da remuneração só é recebida se forem cumpridos determinados critérios de desempenho amplos e subjetivos, definidos e incorporados ao contrato. Normalmente, estabelece-se um comitê para avaliar o desempenho. Exemplo: Se o fornecedor completar o desenvolvimento do software sem atrasos e dentro do que foi especificado, o cliente irá pagar uma bonificação.

Tempo e Material (T&M) – É uma mistura dos tipos de contratos de preço fixo e de custos reembolsáveis. Estes contratos são estabelecidos por hors ou por itens que foram utilizados. Normalmente são utilizados para consultoria, suporte, mão de obra ou semelhantes.

Resumo dos contratos:

  • Preço Fixo:
    • PFG: Preço Fixo Garantido
    • PFRI: Preço Fixo + Incentivo
    • PFAEP: Preço Fixo com ajuste econômico de preço
  • Custo Reembolsável:
    • CMRF: Custo + Remuneração Fixa
    • CMRI: Custo + Remuneração de Incentivo
    • CMRC: Custo + Remuneração Concedida
  • Tempo & Meterial

Processos

12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições

É o processo de documentação das decisões de compra do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

Basicamente iremos analisar junto a equipe do projeto se é melhor desenvolver internamente ou contar com um apoio externo (terceirizar) algum serviço ou produto. Caso seja feita a escolha de comprar, será necessário emitir declarações de trabalho e documentos de aquisição, caso contrário, ou seja, decidir fazer, documenta-se a decisão e prossegue com o plano de gerenciamento do projeto.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Documentação dos requisitos
  • Registro dos riscos
  • Requisitos de recursos das atividades
  • Cronograma do projeto
  • Estimativas de custos das atividades
  • Registro das partes interessadas
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Análise de fazer ou comprar
  • Opinião especializada
  • Reuniões

Saídas

  • Plano de gerenciamento das aquisições
  • Declarações (ou especificações) do trabalho das aquisições
  • Documentos de aquisição
  • Critérios para seleção de fontes (fornecedores)
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações dos documentos do projeto

Documentos de aquisição

São os mais comuns:

Solicitação de informação (RFI – Request for Information) – Usado para solicitar informação sobre a empresa que poderia fornecer um serviço ou produto.

Solicitação de cotação (RFQ – Request for Quote) – Usado para solicitar orçamento para compra de produtos padrão que não requerem personalização.

Solicitação de Proposta (RFP – Request for Proposal) – Quando a compra requer algum tipo de pesquisa, desenvolvimento ou engenharia por parte do fornecedor.

Convite para concorrência/licitação (IFB – Invitation For Bid) – Usado pelos órgãos públicos para o processo de licitação.

12.2 Conduzir as aquisições

É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação (firmar) de um contrato.

Entradas

  • Plano de gerenciamento das aquisições
  • Documentos de aquisição
  • Critérios para seleção de fontes
  • Propostas dos fornecedores
  • Documentos do projeto
  • Decisões de fazer ou comprar
  • Declaração de trabalho das aquisições
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Reuniões com licitantes
  • Técnicas de avaliação de propostas
  • Estimativas independentes
  • Opinião especializada
  • Publicidade
  • Técnicas analíticas
  • Negociações das aquisições

Saídas

  • Fornecedores selecionados
  • Acordos
  • Calendários dos recursos
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações do plano de gerenciamento de projeto
  • Atualizações dos documentos do projeto

12.3 Controlar as aquisições

É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário.

Basicamente será feito um acompanhamento se o comprador e fornecedor estão cumprindo o contrato, assim como seus devidos pagamentos, fazer ações corretivas quando necessárias, monitorar as mudanças nos contratos e gerenciar o cancelamento do contrato.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Documentos de aquisições
  • Acordos
  • Solicitações de mudança aprovadas
  • Relatórios de desempenho do trabalho
  • Dados sobre o desempenho do trabalho

Ferramentas & Técnicas

  • Sistema de controle de mudanças no contrato
  • Análise de desempenho das aquisições
  • Inspeções e auditorias
  • Relatórios de desempenho
  • Sistemas de pagamento
  • Administração de reinvidicações
  • Sistema de gerenciamento de registros

Saídas

  • Informações sobre o desempenho do trabalho
  • Solicitações de mudanças
  • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações nos documentos do projeto
  • Atualizações dos ativos de processos organizacionais

12.4 Encerrar as aquisições

É o processo de finalização de cada aquisição do projeto.

Este processo irá alimentar o processo 4.6 Encerrar o projeto ou fase, fazendo a verificação do trabalho e entregas que foram contratados estão completos e dentro do que foi acordado.

Basicamente irá:

  • Resolver qualquer problema ou disputa pendente;
  • Pagar tudo o que falta;
  • Documentar os resultados;
  • Conduzir uma auditoria final dos contratos;
  • Organizar e compilar os registros da aquisição;
  • Atualizar as lições aprendidas;
  • Arquivar todos os registros de contrato;
  • Acompanhar os procedimentos de encerramento de contrato;

As aquisições são encerradas nas seguintes situações:

  1. Fornecedor completou o trabalho
  2. Término antecipado – Quando o fornecedor não cumpre a sua parte do contrato OU o comprador não precisa mais do trabalho contratado;

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Documentos de aquisição

Ferramentas & Técnicas

  • Auditorias de aquisições
  • Negociações das aquisições
  • Sistema de gerenciamento de registros

Saídas

  • Aquisições encerradas
  • Atualizações dos ativos de processos organizacionais

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Certificações que possuo: CompTIA Security+, EXIN EHF, MCSO, MCRM, ITIL v3. Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão e Governança de TI, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense.

6 Responses to “Gerenciamento das Aquisições do Projeto (PMBoK 5ª ed.)”

  1. Vanessa disse:

    Oi Diego,

    Excelente blog, meus parabéns mesmo 🙂
    Me ajudaram bastante na minhas aulas, e também referenciei o seu trabalho como fonte das informações.

  2. Miriam Machado disse:

    Diego que blog legal o seu. Tomei a liberdade de usar várias informações/textos seus no meu material de aula. E, claro, citei seu blog como fonte Parabéns!

  3. Jorge Miranda disse:

    Diego, bom dia!
    Parabéns pela postagem. Mais uma vez, muito bem feita!
    Infelizmente não pude acompanhar os capítulos anteriores. Existe alguma forma d’eu acompanhar deste o capitulo 01?

    Obrigado!

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