Dez dicas para tirar o máximo proveito do software de gerenciamento de projetos

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Executivos de TI e especialistas em gestão de projeto compartilham suas dicas sobre como escolher o produto mais adequado para a sua empresa e como conseguir que seus funcionários o usem de forma eficaz.

O melhor software de gerenciamento de projetos do mundo não vai ajudar os seus projetos a serem concluídos mais rápido ou de forma mais eficiente se os funcionários não usá-lo.

Para começar a conversa, como você escolhe a solução de gestão de projeto (software) para o seu negócio? A CIO.com ouviu dezenas de executivos de TI e especialistas em gerenciamento de projetos para descobrir.

A seguir, estão as dicas desses profissionais para tirar o máximo proveito do software de gerenciamento de projeto.

1. Comece com uma análise das necessidades
“Há soluções de gerenciamento de projetos de todas as formas e tamanhos. O primeiro passo é determinar que tipo de gerenciamento de projetos e/ou colaboração você precisa”, diz Catherine Brown, vice-presidente de Marketing da Mavenlink , um fornecedor de soluções de gestão de projetos e colaboração.

“Por exemplo, todos os seus projetos são internos, ou você também tem que trabalhar com fornecedores externos e clientes?” pergunta Brown. “Você precisa  atribuir tarefas e resultados ou simplesmente criar um espaço onde todos possam colaborar, trocar informações? Seus projetos envolvem orçamentos e notas fiscais?”

2. Considere um serviço baseado em nuvem
“Selecionei um sistema de gerenciamento de projetos baseado na nuvem por vários fatores, incluindo a facilidade de implantação e o custo total de propriedade”, diz Sid Haas, vice-presidente de Desenvolvimento de Negócios da LKCS , provedora de serviços de marketing .

“Estamos usando a mesma plataforma há três anos e já economizamos dezenas de milhares de dólares comparado a uma outra solução de software que iria adotar, diz Haas. Além disso, diz ele, o fato de a solução de gerenciamento de projeto ser baseado na web permite que os usuários possam acessá-la de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, e melhorias do sistema e atualizações são enviadas automaticamente assim que estiverem disponíveis.”

3. Verifique se o software é fácil de usar
“Olhe se o software de gerenciamento de projetos é intuitivo e se é adequado à forma como sua organização funciona”, diz Jon Payne, presidente, Ephricon Web Marketing. “Se ele não atender às suas especificidades out-of-the-box,  certifique-se de escolher uma solução que permita a inclusão de campos personalizados ou a possibilidade de mudar o nome de campos e categorias”, diz ele. “Você deve mudar os campos em seu software para atender a sua empresa, e não o contrário.”

4. Escolha uma solução de gerenciamento de projeto escalável
“Implementar uma solução de gerenciamento de projetos em toda a empresa é um projeto de longo prazo”, diz Haas. “Então, escolha uma solução que cresça com você e ofereça recursos que você sequer chegou a pensar antes de começar a usá-la.”

5. Solicite sugestões dos departamentos e das pessoas que vão realmente usar o software

“Escolher um software que passará por um ajuste global é importante. A melhor maneira de fazer isso é incluir toda a equipe no processo de seleção”, diz Lynne Henslee, presidente da E2B Teknologies, empresa prestadora de serviços de TI.

“Crie uma lista com base em suas necessidades e compare os produtos entre si”, aconselha Brown, que observa que muitas soluções de gestão de projetos oferecem testes gratuitos. Então, “ter tanto o gerente do projeto e os membros da equipe revisando as especificações dos software candidatos ajuda”.

“Obter feedback de outras pessoas e departamentos sobre os objetivos que gostariam de alcançar ou uma ideia diferente do que gostaria que o software fizesse, é importante”, diz Henslee. “Isso também irá ajudar na implementação e utilização do software em si, se os membros da equipe sentirem-se parte da tomada de decisão e considerarem que suas necessidades estão sendo atendidas.”

6. Verifique se o software pode ser integrado a aplicativos essenciais, como e-mail
“Outro critério de seleção importante  é a capacidade de integração do software com outros já em uso na empresa”, diz Brown. “Por exemplo, todo mundo usa e-mail.” Portanto, “uma solução de gerenciamento de projetos que trabalhe com alertas por e-mail irá aumentar o envolvimento dos usuários e ampliar o alcance do produto”,explica .

7. Escolha uma solução que ofereça apoio da comunidade
“Quando selecionar  o software de gestão de projetos procure um que tenha uma comunidade de usuários rica, capaz de auxiliá-lo quando as dúvidas surgirem ou haja interesse em conhecer as melhores práticas”, diz Joanna Wyganowska, diretora de marketing da InSites inteligentes, provedora de plataforma de software da área de saúde.

8. Estabeleça metas logo no início
O que você quer fazer? Criar relatórios de status? Previsões? Usar o software PM como uma ferramenta de colaboração? “Uma vez definida suas metas você poderá saber com clareza de como configurar seu software, como usá-lo, e como treinar pessoas para tal. Caso contrário, a execução será como um barco sem leme.”

9. Proporcione treinamento adequado
“Ofereça múltiplas treinamentos para se certificar de que todos possam participar”, diz Brown Mavenlink. “Até o final de cada sessão, assegure-se de que todos tenham uma conta,  e um login e senha fáceis de lembrar. [Então] configure um projeto imediatamente para que os funcionários possam praticar o que aprenderam”, aconselha.

Para reforçar o que aprenderam, e resolver qualquer questão, ofereça acompanhamento do treinamento por algumas semanas depois da sessão de formação inicial -, bem como tutoriais em vídeo on-line (que o fornecedor ou por um terceiro possa fornecer).

10. Certifique-se de que haja pelo menos um responsável pelo rastreamento dos projetos, em tempo real
“Não espere por uma reunião semanal para perceber que o seu projeto queimou etapas”, adverte Avinoam Nowogrodski, CEO da fornecedora de software de gestão de projeto baseado na nuvem Clarizen. Nomeie um gerente de projeto para “acompanhar o progresso em tempo real e corrigir todo e qualquer problemas messes antes que se tornem catastróficos”.

Existe algum fator sobre a escolha, implantação e uso de um software de gestão projetos que não inclui? Deixe-me saber através da seção de comentários.

Fonte: CIO

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense. Sempre disposto a receber sugestões de assuntos para criar uma postagem.

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