Declaração do escopo do projeto

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A declaração do escopo é a base para um plano de projeto bem sucedido. Declarações de escopo são utilizadas para identificar as principais entregas e exclusões de um grande projeto, definindo as expectativas que moldam o orçamento do projeto, a linha de base do cronograma e as necessidades de recursos. Isso ajuda a empresa contratada identificar as mudanças que ocorrem no trabalho depois que o contrato é feito e ajuda o cliente a entender o trabalho da empresa contratada está fazendo para a empresa.

Uma declaração do escopo bem definida identifica os principais interessados ??no projeto e define limites claros quanto ao que estará dentro e fora do projeto, como tal, é um dos documentos de planejamento mais importantes dentro do sistema de um projeto de gestão. Um escopo de produtos inclui quatro áreas principais: justificação, escopo, resultados e objetivos. Este relatório pode levar várias revisões e apresentações para um cliente antes de ambas as partes estarem satisfeitas com o acordo de trabalho.

Ela é a saída do processo de Definição de Escopo e a entrada para a criação da Estrutura Análitica de Projeto (EAP) ou do inglês Working Breakdown Structure (WBS), com ela em mãos o gerente de projeto pode orientar e nortear o projeto de acordo com o que foi incluído (e excluído) dentro do escopo pré-definido para execução do projeto, é ela que descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar as mesmas.

Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas. Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas.

Possibilita que a equipe desempenhe um planejamento mais detalhado, direciona o trabalho da mesma durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo ou são externos aos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe no qual a declaração do escopo do projeto define o trabalho que será executado e o que será excluído pode determinar quão bem a equipe de gerenciamento do projeto pode controlar o escopo.

A declaração detalhada inclui, seja diretamente ou por referência a outros documentos, o seguinte:

  • Descrição do escopo do produto. Elabora progressivamente as características do produto, serviço ou resultado descritos no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos.
  • Critérios de aceitação do produto. Define o processo e critérios de aceitação de produtos, serviços ou resultados concluídos.
  • Entregas do projeto. As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, como os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto. As entregas podem ser descritas em nível conciso ou em grande detalhe.
  • Exclusões do projeto. Identifica de modo geral o que é excluído do projeto. Declarar explicitamente o que está fora do escopo do projeto ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas.
  • Restrições do projeto. Lista e descreve as restrições específicas associadas com o escopo que limitam as opções da equipe, por exemplo, um orçamento pré-definido ou quaisquer datas impostas ou marcos do cronograma comunicados pelo cliente ou organização executora. Quando um projeto é feito sob contrato, as cláusulas contratuais geralmente serão restrições. Informações sobre as restrições podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.
  • Premissas do projeto. Lista e descreve as premissas específicas do projeto associadas com o escopo e o impacto potencial dessas premissas se forem provadas falsas. As equipes de projetos frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento. Informações sobre as premissas podem ser listadas na declaração do escopo do projeto ou em um registro separado.

O documento de escopo deve incluir:

  • “Uma estratégia que fornece uma visão geral do projeto em si.
  • Um resumo das prestações e quando devem ser entregues.
  • Os objetivos do projeto em termos de tempo, orçamento e os padrões de qualidade que o projeto deve atender para que ele seja considerado bem sucedido.
  • A seção que consiste de detalhes de suporte e que descreve todas as premissas e restrições que poderiam estar associados com o projeto.
  • Uma descrição completa de como o projeto será gerenciado.

O documento de escopo não deve incluir:

  • Um contrato para o pagamento.
  • Um cronograma de pagamento (a não ser marcos para entrega são contingentes sobre ele).
  • Referências pessoais.

Sua vez Se você tem um documento do escopo do projeto já elaborado, é um bom momento para revê-lo. Ele não abrange os elementos listados? Então siga algumas instruções para confecção dela:

Instruções

1 Inclua a justificativa do projeto na primeira seção do relatório.

As informações nesta seção explica por que você está fazendo o trabalho para o cliente. Basear a sua justificação fora objetivos do cliente. Estes podem incluir: a resolução de conflitos, explorando uma oportunidade de negócio ou um benefício potencial. Certifique-se que esta seção seja precisa e clara. Incluem os dados quantitativos e qualitativos para o seu cliente.

2 Basear o produto sobre o problema identificado pelo cliente.

A seção de produtos é a solução para as necessidades do cliente. Nesta seção detalhe, o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos do cliente. Sempre identificar trabalho relacionado que está fora do escopo do projeto, bem como a forma como o trabalho interage com outros projetos do seu cliente tem em andamento.

3 Escrever uma seção sobre as entregas do projeto.

Este é o trabalho, com base na justificação e seções de produtos, que tanto você quanto o cliente precisam ver, a fim de considerar este projeto terminado.

4 Faça uma lista de objetivos do projeto ou os detalhes de como o trabalho é feito.

Itens nesta seção incluem os custos do projeto, cronograma, funcionários necessários e as medidas tomadas para os padrões de qualidade.

5 Identificar a estratégia que torna este projeto significativo.

Explorar as necessidades do cliente e indicar o a necessidade de negócio que o projeto irá satisfazer.

6 Explique principais entregas do projeto.

Detalhe o produto final ou solução de que o projeto se destina a criar. Seja específico.

7 Listar os objetivos do projeto.

Estes são os critérios que permitem o julgamento sobre o sucesso do projeto, incluindo padrões de qualidade, o  retorno financeiro ou de investimento, ou métricas de satisfação do cliente.

8 Divulgar quaisquer hipóteses, restrições ou riscos que afetam o projeto.

Por exemplo, se o sucesso depende de conseguir um certo número de horas de trabalho de diferentes departamentos? Liste todas as variáveis que afetam a finalização com sucesso do projeto.

9 Incorporar um plano de mudança de gestão e comunicação.

Embora os planos de gerenciamento de mudanças e de comunicação são frequentemente documentos de planejamento separados para um projeto maior, fornecendo um resumo de trabalho dentro de um documento de escopo ajuda a definir as expectativas iniciais entre as partes interessadas.

10 Circule a declaração do escopo.

Circule a declaração do escopo do projeto aos líderes de negócios afetados pela revisão e comentários antes de obter a aprovação final. O consenso entre as partes afetadas ajuda a fazer uma gestão mais eficaz.

Dicas:

  • Obtenha suporte para o alcance e as suas exclusões de todos que serão afetados pelo projeto – O menor detalhe pode ser um fator-chave para se oporem ao projeto além de trazer desarmonia e possível fracasso do projeto em potencial.
  • Evite a tentação de muitas promessas e sub-entregas. Os gerentes de projeto que escrevem declarações de escopo ambiciosas, mas não entregam o produto final irão sofrer graves problemas de reputação que podem comprometer o êxito de quaisquer projetos futuros que vão gerir.

É recomendável que você revise sua declaração do escopo do projeto com os parceiros ou pessoas que investiram em seus negócios.  Sua missão é que as suas expectativas sejam claras e definitivas que qualquer parte interessada do projeto conheça as definições, os pacotes de trabalho, as premissas e restrições indicadas no projeto.”

Fonte: Projetos de TI

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense. Sempre disposto a receber sugestões de assuntos para criar uma postagem.

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