Cinco dicas para fazer apresentações mais eficientes

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O CIO subiu no palco confiante, relaxado e pronto para contar sua história. Iniciou a apresentação contando a divertida piada de um executivo que morreu enquanto tentava defender-se de fornecedores famintos. O público já tinha sido conquistado e sorria para ele, enquanto os smartphones (telefones celulares com funcionalidades avançadas) estavam guardados.

Tudo corria bem até que o executivo pegou o controle remoto de um projetor e começou a mostrar o conteúdo de um PowerPoint (programa da Microsoft utilizado para edição e exibição de apresentações gráficas) e organizado em pequenos itens (bullets). Em menos de 60 segundos depois de começar os slides, a plateia já estava com o smartphone na mão e, certamente, pensando em outras coisas. O que leva a entender que as pessoas precisam se adaptar às novas formas de comunicação que estão hoje disponíveis no mercado.

“As apresentações tradicionais viraram um apoio aos executivos que, na maioria das vezes, não conhecem suficientemente o conteúdo de seus próprios discursos”, diz a fundadora da empresa de treinamento corporativo Core Ideas Communications, Loraine Antrim.

Ela explica que os slides são apropriados para que a audiência fique olhando para uma coisa, mas pensando em outra – completamente diferente – e sem ouvir nada do que o executivo que está no palco diz. “Até a própria pessoa que está falando deixa de se ouvir porque foca a atenção na tela”, afirma Loraine.

Graduada em comunicação e retórica, ela auxilia altos executivos há 12 anos e conta que nesse período raros foram aqueles que conseguiram abandonar os recursos do PowerPoint. “A utilização do programa está na cultura das empresas e, por isso, é necessária muita força de vontade para conseguir deixá-lo de lado”, explica a especialista.

Felizmente, como muitos outros vícios de comunicação, esse hábito também pode ser mudado. Qualquer pessoa pode analisar a maneira como se apresenta perante o público e identificar quais pontos devem ser alterados. Além disso, os profissionais podem buscar ajuda em bibliografias sobre o assunto.

Neste caso, segue a sugestão de leitura do livro Apresentação ZEN: Ideias sobre o design de apresentação, de Garr Reynolds. A obra é repleta de conselhos sobre como preparar o conteúdo que será exposto e transmiti-lo ao público. Segundo o autor, bons discursos são como conversas, as quais devem fluir naturalmente e manter as pessoas conectadas.

A especialista explica que grande parte dos erros acontece devido à falta de prática dos apresentadores e dá algumas dicas para que eles consigam captar e manter a atenção do público de modo a garantir que todos compreendam a mensagem transmitida.

Seguem as cinco gafes mais constantes nas apresentações e as maneiras de evitá-las:

1. Falar muito: segundo estudos neurológicos, as pessoas tendem a se concentrar em um determinado assunto durante, aproximadamente, dez minutos. Com isso em mente, os executivos precisam criar apresentações curtas, de no máximo, vinte minutos.

Se o assunto abordado exigir mais tempo de discussão, o apresentador deve dividir o conteúdo em partes separadas e intercalá-las com atividades que relaxem a mente do público, como vídeos e piadas.

2. Dividir o conteúdo em itens: a segmentação do assunto apresentado é importante, mas a técnica de mostrar todos os slides a partir de tópicos deixa o público entediado. É a partir daí, então, que se começa a ver grande parte da audiência checando e-mails e enviando mensagens via telefone celular.

Não utilize o mesmo padrão estético em todos os slides e tente utilizar mais imagens do que palavras, uma vez que os dados ali dispostos são apenas para apoiar o apresentador.

3. Não ensaiar: de nada adianta fazer cursos para falar em público e mostrar um ótimo conteúdo se não tiver ensaiado o modo como irá se comportar no momento da apresentação. Pela prática é possível identificar quais informações devem cortadas ou aprofundadas, por exemplo.

Ensaiar o discurso e filmá-lo ou mostrá-lo a outras pessoas antes da apresentação oficial trará segurança ao executivo e melhorará muito sua performance.

4. Ler dos slides: quando o apresentador começa a ler as informações dispostas, perde completamente o vínculo com seu expectador.

Além de estar preparado e ter pleno conhecimento do conteúdo que será exposto, o executivo deve levá-lo ao público de modo informal, como se estivesse contando uma história.

5. Ignorar a linguagem corporal: cerca de 93% da impressão que a audiência leva do apresentar é efeito de sua habilidade de expressão, do modo como está vestido, da maneira como conduz o tempo. Isso significa que o conteúdo, em si, é responsável por apenas 7% da imagem que o executivo passará enquanto expõe o material.

Simular uma apresentação, gravá-la e assisti-la é uma ótima opção. Nesse momento, o apresentador deve prestar atenção a três quesitos: contato visual (olhar nos olhos das pessoas na plateia é essencial), postura (é importante manter-se confortável e não colocar as mãos nos bolsos) e entonação vocal (nunca se deve manter um único tom de voz o tempo todo).

Outras dicas

Seguem outras dicas de Reynolds que podem ser utilizadas para realizar melhores as apresentações:

•> Prepare sua apresentação longe de um computador, fazendo anotações em papel

•> Crie e utilize imagens para ilustrar os temas que abordará. Provavelmente serão as únicas coisas das quais o público lembrará

•> Esqueça as apresentações por meio de itens separados (bullets)

•> Conheça profundamente o conteúdo sobre o qual discutirá. Assim, você não lembrará de buscar o apoio dos slides

Cinco dicas para fazer apresentações mais eficientes – Carreira – CIO.

Sou bacharel em Sistemas de Informação pela Estácio de Sá (Alagoas), especialista em Gestão Estratégica da Tecnologia da Informação pela Univ. Gama Filho (UGF) e pós-graduando em Gestão da Segurança da Informação pela Univ. do Sul de Santa Catarina (UNISUL). Tenho interesse por todas as áreas da informática, mas em especial em Gestão, Segurança da Informação, Ethical Hacking e Perícia Forense. Sempre disposto a receber sugestões de assuntos para criar uma postagem.

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